Quản lý người lớn tuổi hơn mình, hãy giữ cách xưng hô và sự lễ độ theo tuổi, nhưng rõ ràng về vai trò trong công việc. Hỏi ý kiến họ trước những quyết định liên quan tới phần việc của họ, tận dụng kinh nghiệm của họ, và khi cần góp ý thì nói thẳng mà không lên giọng dạy đời.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Ở Việt Nam, nơi tuổi tác gắn với tôn ti từ trong gia đình, làm sếp của một người đáng tuổi cô chú mình là chuyện không dễ. Tập này dành cho những quản lý trẻ đang lúng túng giữa lễ phép và trách nhiệm.
Xưng hô: giữ lễ theo tuổi
Câu hỏi đầu tiên, và rất Việt Nam: gọi người lớn tuổi hơn là gì. Phần lớn nơi làm việc, cách an toàn là giữ xưng hô theo tuổi như ngoài đời: gọi anh, chị, cô, chú, và xưng em hoặc cháu tuỳ độ chênh.
Một số quản lý trẻ nghĩ phải đổi xưng hô để giữ uy, như gọi bằng tên hay xưng anh chị với người lớn hơn. Cách đó thường phản tác dụng, vì người lớn tuổi cảm thấy bị coi thường, và cả nhóm nhìn bạn như người mất gốc.
Nếu công ty có văn hoá xưng hô riêng, như mọi người gọi nhau bằng anh chị bất kể tuổi, hãy theo văn hoá đó. Nếu không chắc, hãy hỏi thẳng người đó: em nên gọi thế nào cho anh thấy thoải mái.
Giữ lễ trong xưng hô không làm bạn mất vai trò quản lý. Uy tín của bạn đến từ cách làm việc, không đến từ cái danh xưng.
Rõ ràng về vai trò mà không cần nói thẳng ra
Giữ lễ không có nghĩa là mơ hồ về ai quyết. Người lớn tuổi, dù tôn trọng bạn, vẫn cần biết rõ trong công việc ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng.
Cách tốt nhất là thể hiện qua hành động: bạn là người giao việc rõ ràng, người chốt quyết định khi cần, người đứng ra với cấp trên và khách. Không cần nói kiểu em là quản lý nên anh phải nghe em.
Khi phải quyết một điều khác với ý của người lớn tuổi, hãy giải thích lý do, và thừa nhận ý kiến của họ. Em hiểu chú lo khách cũ sẽ không quen, và chú nói có lý. Nhưng lần này em quyết thử cách mới vì những lý do này. Nếu sau một tháng không ổn, mình quay lại.
Lời giải thích đó không phải là xin phép. Nó là sự tôn trọng. Và người lớn tuổi thường chấp nhận một quyết định họ không đồng ý nếu thấy mình được nghe.
Hỏi ý kiến và dùng kinh nghiệm của họ
Người lớn tuổi trong nhóm thường có thứ mà bạn không có: nhiều năm quan sát khách hàng, hiểu những lần công ty đã thử và thất bại, biết ai là người thật sự quyết ở các phòng khác.
Hãy chủ động hỏi. Trước khi quyết chuyện gì liên quan tới phần việc của họ, ghé qua hỏi: chú thấy chuyện này thế nào, trước đây công ty đã làm kiểu này chưa. Nhiều khi bạn sẽ tránh được một sai lầm mà họ đã thấy xảy ra.
Giao cho họ những vai phù hợp với kinh nghiệm: kèm người mới, giữ quan hệ với khách lâu năm, góp ý cho những kế hoạch quan trọng. Những vai đó cho thấy bạn coi trọng họ, không chỉ bằng lời.
Một cô quản lý trẻ ở một nhà hàng kể rằng chú bếp chính hơn cô gần ba mươi tuổi, ban đầu rất lạnh nhạt. Cô bắt đầu mỗi buổi sáng bằng việc hỏi chú về thực đơn trong ngày, không để kiểm tra mà để học. Sau vài tháng, chú là người bảo vệ cô nhiệt tình nhất trước cả bếp.
Góp ý với người lớn tuổi mà không thành dạy đời
Đây là phần khó nhất. Khi người lớn tuổi làm chưa tốt, bạn vẫn phải nói. Nhưng cách nói cần khác một chút.
Luôn nói riêng, không bao giờ trước mặt người khác, nhất là người trẻ hơn. Mất mặt trước đàn em là điều người lớn tuổi khó bỏ qua nhất.
Nói về sự việc và hậu quả, tránh những câu mang giọng dạy bảo như anh phải thế này, anh nên thế kia. Thay vào đó: mấy đơn hàng tuần này bị giao nhầm, khách phàn nàn, em muốn cùng anh xem có chỗ nào vướng không.
Và hỏi ý họ về cách sửa. Người lớn tuổi thường có sẵn cách, chỉ cần được mời nói ra. Để họ tự đề xuất giúp giữ thể diện và thường hiệu quả hơn là bạn áp một cách.
Khi người lớn tuổi không phục
Có khi, dù bạn làm đúng mọi thứ, một người lớn tuổi vẫn không phục. Họ phớt lờ chỉ đạo, nói bóng gió trước nhóm, hoặc đi thẳng lên cấp trên của bạn.
Hãy nói chuyện riêng, thẳng thắn và tôn trọng. Em cảm thấy giữa hai anh em có chút khó khăn trong công việc. Em muốn nghe anh nói thật anh thấy thế nào. Có thể họ đang thấy bị bỏ qua cho vị trí của bạn, hoặc lo về chỗ đứng của mình.
Nghe, ghi nhận, và nói rõ bạn cần gì từ họ. Nếu có phần bạn chưa làm tốt, nhận. Nếu họ vẫn không thay đổi và công việc bị ảnh hưởng, xử lý như với bất kỳ ai khác, dựa trên sự việc và theo nội quy.
Tuổi tác đáng được tôn trọng, nhưng không phải là lý do để không làm việc. Người quản lý trẻ giữ được cả hai điều đó, lễ độ và rõ ràng, sẽ được cả nhóm tôn trọng, bất kể tuổi.
Câu hỏi thường gặp
Có nên xưng hô bằng tên với nhân viên lớn tuổi để giữ uy?
Thường không nên, trừ khi đó là văn hoá chung của công ty. Đổi xưng hô đột ngột dễ bị coi là thiếu lễ độ và gây phản cảm hơn là tạo uy.
Nhân viên lớn tuổi chậm với công nghệ mới thì làm sao?
Kiên nhẫn hướng dẫn riêng, chia nhỏ từng bước, và có thể nhờ một bạn trẻ kèm. Đừng để họ thấy bị bỏ lại hay bị chê trước mọi người.
Người lớn tuổi đi thẳng lên cấp trên của mình thì xử lý thế nào?
Nói chuyện riêng với họ, hỏi vì sao họ chọn đi thẳng lên, và đề nghị lần sau nói với bạn trước. Đồng thời trao đổi với cấp trên để thống nhất cách phản hồi.
Quản lý trẻ có nên chia sẻ việc mình còn thiếu kinh nghiệm?
Có, một cách chừng mực. Thừa nhận mình còn học và cần kinh nghiệm của họ làm người lớn tuổi thấy được tôn trọng, và thường khiến họ sẵn lòng giúp.
Có nên mời nhân viên lớn tuổi góp ý cho mình?
Rất nên. Người lớn tuổi thường có những góp ý thẳng và thực tế. Được mời góp ý cũng giúp họ cảm thấy vai trò của mình được ghi nhận.
