Quản lý cấp giữa đứng vững khi làm tốt hai việc: dịch cho đúng giữa hai tầng, tức là mang bối cảnh xuống cho nhóm và mang sự thật lên cho cấp trên, và giữ niềm tin của cả hai phía bằng cách không hứa thay ai, không nói xấu ai, và luôn nói thật. Làm được vậy thì vị trí ở giữa không còn là chỗ kẹt, mà là chỗ nối.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Cấp trên muốn nhiều hơn, nhanh hơn. Nhóm bên dưới đã mệt. Còn bạn đứng giữa, nghe cả hai, và có cảm giác không ai hiểu mình. Nếu bạn đang ở đó, tập này dành cho bạn.
Vì sao vị trí ở giữa lại mệt tới vậy?
Quản lý cấp giữa phải chịu áp lực từ hai phía mà quyền thì có hạn. Cấp trên giao chỉ tiêu, bạn không được quyết. Nhóm bên dưới cần thêm người, thêm thời gian, bạn cũng không được quyết. Bạn là người phải nói với cả hai rằng chuyện này không như ý.
Bạn cũng thường không có ai để than. Than với nhóm thì mất uy và làm nhóm lo. Than với cấp trên thì bị coi là không làm được việc. Nên nhiều quản lý cấp giữa ôm mọi thứ một mình.
Và bạn bị nghi ngờ từ hai phía. Nhóm nghĩ bạn là người của sếp. Sếp nghĩ bạn quá bênh nhóm. Có khi cả hai cùng đúng một phần.
Hiểu rằng mệt là bình thường giúp bạn bớt tự trách. Đó không phải vì bạn kém, mà vì vị trí này vốn khó. Điều bạn làm được là chọn cách đứng ở đó cho khôn.
Dịch cho đúng: mang bối cảnh xuống
Khi cấp trên đưa xuống một quyết định, nhóm thường chỉ nhận được phần kết luận: tháng sau tăng chỉ tiêu, bỏ ca đêm, đổi quy trình. Họ không biết vì sao, và không biết thì dễ nghĩ xấu.
Việc của bạn là mang theo bối cảnh. Vì sao công ty quyết vậy, cân nhắc những gì, điều gì vẫn giữ nguyên. Người ta chấp nhận một quyết định khó dễ hơn nhiều khi hiểu lý do.
Muốn làm được, bạn phải hỏi cấp trên cho đủ trước khi truyền đạt. Đừng ngại hỏi: em cần hiểu vì sao để giải thích với nhóm. Cấp trên tử tế sẽ hiểu, và đôi khi chính câu hỏi đó làm họ nhìn lại quyết định.
Và đừng thêm bớt. Đừng làm nhẹ đi để nhóm đỡ buồn, cũng đừng làm nặng lên để tỏ ra nghiêm. Dịch đúng là giữ nguyên ý, chỉ đổi cách nói cho người nghe hiểu.
Dịch cho đúng: mang sự thật lên
Chiều ngược lại cũng quan trọng không kém. Cấp trên thường xa công việc hằng ngày, và chỉ biết những gì được báo lên. Nếu bạn chỉ báo tin tốt, họ sẽ quyết dựa trên một bức tranh không thật.
Hãy mang lên sự thật, kể cả khi khó nghe: nhóm đang quá tải, quy trình mới làm chậm việc giao hàng, có hai người giỏi đang tính nghỉ. Nói bằng sự việc cụ thể và, nếu được, kèm đề xuất.
Cách nói quan trọng. Tránh kiểu than phiền, nhóm em khổ lắm anh ơi. Thay vào đó, hãy nói kiểu: tháng này nhóm làm thêm giờ trung bình mỗi người khoảng năm buổi, và em lo nếu kéo dài sẽ mất người. Em đề xuất tạm hoãn một dự án phụ.
Một chị trưởng nhóm kể rằng chị từng giấu cấp trên chuyện nhóm quá tải vì sợ bị coi là yếu. Tới khi hai người nghỉ cùng lúc, cấp trên hỏi sao em không nói sớm. Chị nói đó là bài học đắt nhất của chị.
Bảo vệ nhóm mà không chống lại sếp
Nhóm cần một người đứng ra che chắn khi có yêu cầu vô lý. Nhưng che chắn không có nghĩa là đứng về phía nhóm chống lại cấp trên.
Bảo vệ nhóm là thương lượng thay cho họ: xin thêm thời gian, xin bớt việc, giải thích với cấp trên vì sao một yêu cầu không khả thi. Làm việc đó với cấp trên ở chỗ riêng, bằng lý lẽ.
Điều không nên làm là nói với nhóm những câu như sếp trên không hiểu gì, anh cũng chịu thôi. Câu đó làm nhóm thấy bạn gần họ trong khoảnh khắc, nhưng làm hỏng niềm tin của nhóm vào công ty, và nếu tới tai cấp trên, bạn mất luôn niềm tin phía trên.
Khi đã thương lượng mà không được, hãy nhận quyết định như của chính mình trước nhóm, và cùng nhóm tìm cách làm cho được trong điều kiện đó. Đó là phần khó nhất, và cũng là phần làm nên một quản lý cấp giữa đáng tin.
Giữ sức khi đứng ở giữa
Vì hay phải ôm mọi thứ một mình, quản lý cấp giữa rất dễ kiệt sức. Hãy tìm cho mình những chỗ để xả.
Bạn đồng cấp là nguồn hỗ trợ tốt nhất: những quản lý cùng tầng, cùng gặp những áp lực giống nhau. Một buổi cà phê hằng tháng để kể cho nhau nghe có thể giúp nhiều hơn bạn nghĩ.
Một người đi trước ngoài công ty cũng hữu ích, để bạn được nói thật mà không lo ảnh hưởng.
Và đặt cho mình giới hạn. Bạn không thể làm vừa lòng tất cả mọi người. Mục tiêu là làm đúng, nói thật, và ngủ được mỗi tối. Khi làm được ba điều đó, bạn đang làm tốt vị trí này, kể cả khi có người không vui.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý cấp giữa có nên chia sẻ áp lực của mình với nhóm?
Chia sẻ vừa phải, ví dụ cho nhóm biết đây là giai đoạn khó cho cả phòng, là được. Nhưng tránh than phiền về cấp trên hay đổ gánh nặng tâm lý của mình lên nhóm.
Cấp trên giao việc trực tiếp cho nhân viên của mình, bỏ qua mình thì sao?
Nói riêng với cấp trên, đề nghị giao qua bạn hoặc ít nhất cho bạn biết, để tránh chồng chéo việc. Đồng thời dặn nhóm báo lại cho bạn khi nhận việc trực tiếp.
Làm sao để cấp trên nghe khi mình phản ánh?
Nói bằng sự việc và số liệu, kèm đề xuất cụ thể, và chọn đúng lúc. Phản ánh đều đặn, không đợi tới khi thành khủng hoảng, giúp lời bạn có trọng lượng hơn.
Quản lý cấp giữa có nên nhận mọi chỉ tiêu cấp trên giao?
Nên thương lượng khi thấy chỉ tiêu không khả thi, bằng lý lẽ và số liệu. Nhận hết rồi không làm được còn tệ hơn là nói rõ từ đầu.
Làm sao biết mình đang quá bênh nhóm?
Nếu bạn thường xuyên đứng về phía nhóm mà chưa hỏi lý do của cấp trên, hoặc hay nói xấu cấp trên với nhóm, đó là dấu hiệu bạn đang nghiêng quá một phía.
