Báo tin xấu cho cả nhóm, hãy nói sớm, nói trực tiếp với tất cả cùng một lúc, nói điều quan trọng nhất ngay trong phút đầu, và nói thật cả những gì đã biết lẫn những gì chưa biết. Sau đó dành đủ thời gian cho câu hỏi, rồi gặp riêng những người bị ảnh hưởng nhiều nhất.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Năm nay không có thưởng Tết như mọi năm, khách hàng lớn nhất vừa rút đơn, dự án cả nhóm làm ba tháng bị dừng. Người quản lý nào rồi cũng có lúc phải đứng trước nhóm nói những câu như vậy. Tập này nói về cách đứng ở đó.
Vì sao phải nói sớm, trước khi tin đồn tới?
Tin xấu trong công ty hầu như không bao giờ giữ được lâu. Ai đó ở phòng kế toán thấy con số, ai đó nghe được một cuộc gọi, ai đó để ý sếp lớn đi họp nhiều bất thường. Trong vài ngày, tin đồn đã chạy khắp nơi, thường là phiên bản tệ hơn sự thật.
Khi nhóm nghe tin từ tin đồn trước khi nghe từ bạn, họ mất niềm tin hai lần: một lần vì tin xấu, một lần vì cảm thấy bị giấu.
Nên ngay khi bạn được phép nói, hãy nói. Nếu bạn biết mà chưa được phép, hãy hỏi cấp trên khi nào có thể thông báo, và thúc để thời gian đó ngắn nhất có thể.
Có những quản lý chờ tới khi mọi chi tiết đều rõ ràng mới nói. Điều đó hiếm khi xảy ra. Tốt hơn là nói những gì đã rõ và hẹn cập nhật phần còn lại, thay vì im lặng trong khi tin đồn làm việc của nó.
Nói với tất cả cùng một lúc
Tin ảnh hưởng tới cả nhóm thì nên được nói với cả nhóm cùng lúc, trực tiếp nếu có thể. Nếu bạn nói với vài người trước, những người biết sau sẽ cảm thấy mình ở vòng ngoài.
Với nhóm làm ca hay làm ở nhiều nơi, hãy cố gắng nói trong một khoảng thời gian ngắn nhất, như đầu ca của từng ca trong cùng một ngày, và thống nhất một nội dung giống nhau cho mọi lần.
Tránh thông báo tin xấu chỉ qua tin nhắn nhóm hay thư. Chữ viết không truyền được giọng nói, không có chỗ cho câu hỏi, và dễ bị đọc theo cách tệ nhất. Tin nhắn có thể dùng để gửi lại tóm tắt sau khi đã nói trực tiếp.
Ngoại lệ duy nhất là khi tin ảnh hưởng đặc biệt nặng tới một vài người, như vị trí của họ bị thay đổi. Những người đó nên được nói riêng trước, ngay trước buổi thông báo chung, để họ không phải nghe tin về chính mình giữa đám đông.
Phút đầu tiên nói gì?
Đừng mở đầu bằng những câu chuẩn bị tinh thần dài dòng như như mọi người biết thị trường năm nay rất khó khăn. Người nghe sẽ ngồi căng thẳng đoán xem điều gì sắp tới.
Hãy nói điều chính ngay. Anh phải báo với cả nhà một tin không vui: năm nay công ty không có thưởng Tết như mọi năm. Rồi mới giải thích lý do, ngắn gọn và thật.
Sau lý do, nói về những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Lương tháng vẫn được trả đúng hạn. Công ty sẽ xem lại vào giữa năm sau nếu tình hình cải thiện. Người nghe cần biết điều gì vẫn chắc chắn, để có chỗ bám.
Và nói thật những gì chưa biết. Anh chưa biết giữa năm tình hình sẽ ra sao, anh cũng như mọi người. Khi có tin, anh sẽ báo ngay. Thừa nhận điều chưa biết khiến những điều bạn nói là chắc chắn trở nên đáng tin hơn.
Trả lời những câu hỏi khó
Sau khi thông báo, hãy dành thời gian cho câu hỏi. Đừng vội kết thúc. Người ta cần hỏi để hiểu, và cần thấy bạn không sợ câu hỏi.
Sẽ có những câu bạn không trả lời được. Hãy nói thẳng: câu này anh chưa có câu trả lời, anh sẽ hỏi và báo lại trong tuần. Rồi ghi lại và làm đúng như vậy.
Sẽ có câu hỏi mang theo sự tức giận: sao sếp lớn vẫn đổi xe mới, sao phòng kia vẫn có thưởng. Đừng phản ứng phòng thủ. Ghi nhận cảm xúc, trả lời những gì bạn biết một cách trung thực, và nếu không biết thì nói không biết.
Cũng sẽ có những người im lặng hoàn toàn trong buổi đó. Không có nghĩa là họ không có câu hỏi. Hãy nói rõ rằng ai muốn hỏi riêng thì cứ tìm bạn, trong vài ngày tới bạn luôn có thời gian.
Sau buổi thông báo: gặp riêng và giữ nhịp
Những ngày sau tin xấu, hãy chủ động gặp riêng những người bị ảnh hưởng nhiều nhất. Người đang tính khoản thưởng để trả nợ, người vừa có con nhỏ, người đã dồn sức nhiều nhất cho dự án bị dừng. Một câu hỏi thăm riêng có ý nghĩa rất lớn lúc này.
Hãy để ý những dấu hiệu nhóm đang lo lắng: nhiều người hỏi nhau về việc tìm chỗ mới, năng suất tụt, không khí im ắng. Đừng giả vờ như không có gì. Có thể nói thẳng trong buổi họp tiếp theo rằng bạn biết mọi người đang lo, và bạn luôn sẵn sàng nghe.
Giữ những lời hứa cập nhật. Nếu đã hẹn cuối tháng sẽ báo thêm, hãy báo, kể cả khi chưa có gì mới. Câu chưa có gì mới nhưng anh vẫn đang theo dõi tốt hơn nhiều so với im lặng.
Tin xấu lấy đi của nhóm một thứ gì đó. Cách bạn báo tin và những gì bạn làm sau đó quyết định nhóm sẽ mất thêm lòng tin, hay giữ được lòng tin qua lúc khó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói với nhóm rằng mình cũng không đồng ý với quyết định?
Nếu quyết định từ cấp trên, bạn có thể thừa nhận rằng đây là quyết định khó, nhưng nên tránh nói xấu cấp trên hoặc tự tách mình ra. Bạn là người đại diện cho công ty trước nhóm.
Có nên báo tin xấu vào cuối tuần?
Thường nên tránh cuối chiều thứ sáu vì người ta phải mang nỗi lo qua hai ngày mà không có ai để hỏi. Đầu hoặc giữa tuần cho phép có thời gian trả lời câu hỏi và gặp riêng.
Nhân viên xin nghỉ sau tin xấu thì làm sao?
Hãy tôn trọng và nói chuyện riêng để hiểu lý do. Nếu có điều bạn có thể làm để giữ họ trong khả năng, hãy thử. Nếu không, giúp họ ra đi tử tế.
Làm sao chuẩn bị tinh thần cho chính mình trước khi báo tin?
Viết ra những điều chính cần nói, đoán trước năm câu hỏi khó nhất và chuẩn bị câu trả lời. Nói thử một lần với một người bạn tin tưởng giúp bạn bình tĩnh hơn.
Tin xấu liên quan tới một người cụ thể có nên thông báo chung?
Tin chỉ liên quan tới một người thì nói riêng với người đó. Chỉ thông báo chung phần ảnh hưởng tới công việc của nhóm, và không nêu chi tiết cá nhân.
