Với những chuyện tế nhị như mùi cơ thể, trang phục hay chuyện riêng đang ảnh hưởng tới công việc, hãy nói riêng, ngắn gọn, thẳng thắn, gắn với công việc, và bắt đầu từ giả định rằng người kia không hề biết. Im lặng để đồng nghiệp xì xào sau lưng họ mới là điều tàn nhẫn hơn.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Có những chuyện chẳng liên quan tới năng lực mà lại làm người quản lý mất ngủ nhất. Làm sao nói với một nhân viên rằng đồng nghiệp đang phàn nàn về mùi? Làm sao nhắc về cách ăn mặc mà không bị coi là soi mói? Tập này dành cho những chuyện đó.
Vì sao im lặng không phải là tử tế?
Nhiều quản lý chọn im lặng vì nghĩ nói ra sẽ làm người ta xấu hổ. Nhưng hãy nghĩ tới điều đang xảy ra khi bạn im lặng: đồng nghiệp tránh ngồi gần, khách hàng có thể để ý, người ta bàn tán trong nhóm chat riêng. Người trong cuộc là người duy nhất không biết.
Khi cuối cùng họ biết, thường là theo cách tệ nhất: một câu đùa ác ý, một lời bóng gió trước mặt nhiều người. Lúc đó họ không chỉ xấu hổ về chuyện đó, mà còn xấu hổ vì nhận ra mọi người đã biết từ lâu.
Một lời nói riêng, tử tế, từ người quản lý, là cách ít đau nhất để họ biết. Và phần lớn người ta, sau vài giây ngượng ngùng, sẽ biết ơn vì bạn đã nói.
Tất nhiên, chỉ nói khi chuyện đó thật sự ảnh hưởng tới công việc hay tới người khác. Sở thích riêng của bạn về cách ăn mặc hay kiểu tóc không phải là lý do để góp ý.
Chuyện vệ sinh và mùi cơ thể
Đây có lẽ là chuyện khó nói nhất. Hãy chọn một chỗ thật riêng tư, và nói ngắn. Kéo dài chỉ làm cả hai ngượng thêm.
Bạn mở lời thế này: anh có chuyện hơi khó nói, nhưng anh nghĩ nếu là anh thì anh muốn được biết. Mấy hôm nay có mùi khá rõ khi làm việc gần em. Anh không biết nguyên nhân, và có thể em cũng chưa để ý.
Câu cuối quan trọng. Có rất nhiều lý do có thể dẫn tới chuyện này: sức khoẻ, thuốc đang dùng, điều kiện giặt giũ ở chỗ trọ, đi xe máy đường xa dưới nắng. Đừng đoán, đừng hỏi dồn về nguyên nhân. Nếu họ muốn chia sẻ thì nghe, và xem công ty có hỗ trợ được gì, như chỗ thay đồ hay đồng phục dự phòng.
Nói xong thì dừng. Không nhắc lại, không kể với ai. Và từ hôm sau, cư xử hoàn toàn bình thường, để họ biết chuyện đó không làm thay đổi cách bạn nhìn họ.
Chuyện trang phục và vẻ ngoài
Với trang phục, trước hết hãy chắc rằng quy định của công ty đã rõ ràng. Nếu không có quy định nào mà bạn góp ý, người ta sẽ thấy đó là ý kiến cá nhân của bạn.
Nếu có quy định, hãy nói theo quy định, không theo cảm nhận. Quy định của cửa hàng là nhân viên đứng quầy mặc đồng phục và đi giày kín mũi vì lý do an toàn khi xếp hàng. Mấy hôm nay em đi dép, anh nhắc để em để ý.
Cẩn thận với những nhận xét về vóc dáng, trang điểm, kiểu tóc. Rất dễ vượt ranh giới thành nhận xét về cơ thể, và điều đó có thể làm người nghe tổn thương sâu, thậm chí có thể bị hiểu là quấy rối.
Nếu bạn là quản lý nam cần góp ý với nhân viên nữ về trang phục, hoặc ngược lại, hãy cân nhắc nhờ một quản lý cùng giới hoặc người của bộ phận nhân sự nói thay, để người nghe thấy thoải mái hơn.
Khi chuyện riêng đang ảnh hưởng tới công việc
Có lúc bạn nhận ra một nhân viên đang có chuyện riêng: mắt thâm quầng, hay đi muộn, hay nghe điện thoại bên ngoài với vẻ căng thẳng. Công việc bắt đầu chậm lại.
Đừng hỏi thẳng vào chuyện riêng. Hãy nói về những gì bạn thấy trong công việc, và mở cửa: anh để ý mấy tuần nay em hay mệt và một vài việc bị chậm. Anh không muốn hỏi chuyện riêng nếu em không muốn nói, nhưng nếu có gì anh giúp được về mặt công việc, em cứ nói.
Nếu họ chia sẻ, hãy nghe mà không phán xét, và tập trung vào điều bạn có thể làm trong phạm vi công việc: linh hoạt giờ làm, giảm tạm một phần việc, cho nghỉ phép theo quy định. Đừng đưa lời khuyên về chuyện gia đình.
Nếu họ không muốn chia sẻ, hãy tôn trọng. Nhưng vẫn nhẹ nhàng nhắc rằng công việc cần được đảm bảo, và bạn sẵn lòng cùng họ tìm cách. Tôn trọng chuyện riêng không có nghĩa là bỏ qua vấn đề công việc.
Giữ kín và giữ bình thường sau cuộc nói chuyện
Mọi cuộc nói chuyện tế nhị phải được giữ kín tuyệt đối. Không kể với nhóm, không kể với quản lý khác trừ khi thật cần cho công việc, không nhắc tới trong những lúc đùa vui.
Nếu chuyện bắt nguồn từ phàn nàn của đồng nghiệp, đừng nói ai đã phàn nàn. Chỉ nói rằng bạn đã để ý. Và sau đó, nếu đồng nghiệp hỏi, chỉ cần nói anh đã xử lý, không đi vào chi tiết.
Nếu mọi thứ đã cải thiện, không cần khen hay nhắc lại. Sự bình thường là lời ghi nhận tốt nhất. Nếu chưa cải thiện, hẹn thêm một lần nói ngắn, vẫn riêng tư và tử tế như lần đầu.
Người ta thường không nhớ chính xác bạn đã nói gì trong những cuộc nói chuyện tế nhị. Nhưng họ sẽ nhớ rất lâu cảm giác được tôn trọng, hay bị làm nhục.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để đồng nghiệp tự nói với nhau về chuyện vệ sinh?
Không nên đẩy cho đồng nghiệp. Chuyện này dễ biến thành xấu hổ công khai hoặc mâu thuẫn. Người quản lý nói riêng là cách an toàn và tử tế nhất.
Góp ý trang phục có bị coi là phân biệt đối xử?
Có thể, nếu góp ý dựa trên sở thích cá nhân hay chỉ nhắm vào một số người. Hãy dựa vào quy định chung đã được thông báo và áp dụng như nhau cho mọi người.
Nhân viên nói chuyện riêng là vấn đề sức khoẻ thì làm gì?
Cảm ơn họ đã chia sẻ, giữ kín, và hỏi công ty có thể điều chỉnh gì trong công việc để hỗ trợ. Khuyến khích họ tìm tới bác sĩ nếu chưa, nhưng không hỏi sâu vào chi tiết.
Nói chuyện tế nhị qua tin nhắn có đỡ ngượng hơn?
Có thể đỡ ngượng cho người nói, nhưng người nhận dễ hiểu sai giọng điệu và tin nhắn có thể bị lưu lại, chuyển đi. Nói trực tiếp, ngắn gọn vẫn là cách tốt hơn.
Nhân viên phản ứng tiêu cực sau khi góp ý tế nhị thì sao?
Cho họ vài ngày. Phần lớn sự khó chịu ban đầu sẽ qua đi. Tiếp tục cư xử bình thường, và nếu cần, nói ngắn rằng bạn nói vì muốn tốt cho họ, không có ý gì khác.
