Cho nhân viên nghỉ việc tử tế nghĩa là làm đúng quy định trước, nói trực tiếp và riêng tư, nói rõ quyết định ngay trong vài câu đầu, giữ phẩm giá cho người ra đi, và lo chu đáo những ngày còn lại, cho cả người đi lẫn nhóm ở lại. Quyết định có thể đau, nhưng cách làm thì không cần phải đau thêm.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Đây có lẽ là cuộc nói chuyện nặng nề nhất của nghề quản lý. Mình không bàn chuyện nên hay không nên cho ai nghỉ, mà bàn khi quyết định đã có, thì làm thế nào để người ra đi vẫn giữ được sự tôn trọng, và người ở lại vẫn tin vào nơi mình làm.
Làm đúng quy định trước khi nói bất cứ điều gì
Trước khi nghĩ về lời nói, hãy chắc chắn quyết định đã đi đúng quy trình. Việc chấm dứt hợp đồng lao động ở Việt Nam có những quy định cụ thể về lý do, thời gian báo trước, các khoản phải trả. Mỗi loại hợp đồng, mỗi trường hợp lại khác nhau.
Người quản lý trực tiếp thường không phải là người nắm rõ các quy định này. Hãy làm việc với bộ phận nhân sự, hoặc nếu công ty nhỏ không có, hãy hỏi luật sư hoặc người có chuyên môn về lao động. Đọc kỹ hợp đồng và nội quy công ty.
Lý do rất đơn giản: một quyết định đúng về mặt quản lý nhưng sai về thủ tục có thể dẫn tới tranh chấp, và khi đó mọi sự tử tế trong lời nói đều mất ý nghĩa.
Cũng nên chuẩn bị sẵn giấy tờ, thông tin về các khoản thanh toán, ngày làm việc cuối cùng, và những gì người đó cần làm tiếp theo. Người vừa nhận tin xấu thường có rất nhiều câu hỏi thực tế, và không có câu trả lời thì họ càng hoang mang.
Nói trực tiếp, riêng tư và vào thẳng
Tin này phải được nói trực tiếp, không qua tin nhắn, không qua thư, không qua người khác. Người trực tiếp quản lý nên là người nói, có thể kèm người của bộ phận nhân sự nếu cần theo quy trình.
Chọn một chỗ riêng tư, và thời điểm để người đó có thể ra về ngay sau buổi nói chuyện mà không phải đi qua cả văn phòng với đôi mắt đỏ. Nhiều người chọn đầu tuần thay vì chiều thứ sáu, để người ra đi có thể bắt đầu tìm việc hay lo thủ tục ngay.
Hãy nói quyết định trong vài câu đầu tiên. Đừng vòng vo. Hôm nay anh phải báo với em một tin khó. Công ty đã quyết định chấm dứt hợp đồng với em, ngày làm việc cuối cùng là ngày này.
Rồi dừng lại. Để họ phản ứng. Đừng lấp khoảng im lặng bằng những lời giải thích dài dòng. Lúc này họ khó mà nghe được gì thêm, và càng nói nhiều bạn càng dễ nói điều không nên nói.
Nói lý do thế nào cho rõ mà không đôi co?
Người nhận tin sẽ hỏi vì sao. Hãy trả lời ngắn gọn, thật, và nhất quán với những gì đã trao đổi trước đó. Nếu là vì hiệu suất, những điều này lẽ ra đã được nói trong nhiều tháng. Nếu là vì cắt giảm, hãy nói rõ đó là quyết định về vị trí, không phải về con người.
Đừng mở ra cuộc tranh luận lại về quyết định. Nếu họ phản bác, hãy lắng nghe, ghi nhận, nhưng giữ vững: anh hiểu em không đồng ý, và em có quyền cảm thấy như vậy. Nhưng quyết định đã được đưa ra.
Cũng tránh an ủi bằng những câu không thật, như anh cũng không muốn đâu, là sếp trên ép. Kể cả khi đó là sự thật, câu này làm bạn trông vô trách nhiệm và làm người nghe càng thấy mình bị đối xử bất công.
Và tuyệt đối không nói những điều chưa được xác nhận, như có thể sau này công ty sẽ gọi em lại. Một lời hứa hão lúc chia tay là điều người ta nhớ lâu nhất.
Giữ phẩm giá cho người ra đi
Cách công ty đối xử với người ra đi nói lên rất nhiều điều. Hãy để họ có thời gian thu dọn đồ đạc một cách bình thường, không ai đứng canh. Hãy để họ tự chọn cách chào đồng nghiệp, nói lời chia tay hay lặng lẽ.
Hỏi họ muốn công ty thông báo với nhóm thế nào. Có người muốn tự nói, có người muốn bạn nói. Hãy thống nhất một câu thông báo ngắn, trung tính, không nêu chi tiết lý do.
Nếu có thể, hãy hỏi họ cần gì cho bước tiếp theo. Một lá thư xác nhận quá trình làm việc, một lời giới thiệu nếu bạn thật lòng có thể giới thiệu, thông tin về các thủ tục bảo hiểm. Những việc nhỏ đó có thể thay đổi cách họ nhớ về nơi này.
Một anh chủ xưởng từng kể với mình rằng một nhân viên anh phải cho nghỉ vì cắt giảm, vài năm sau lại giới thiệu cho anh một khách hàng lớn. Người đó nói vì anh đã đối xử tử tế ở lúc khó nhất.
Nói gì với nhóm ở lại?
Sau khi một người ra đi, nhóm ở lại sẽ có nhiều câu hỏi, và nhiều nỗi lo. Liệu mình có phải người tiếp theo? Việc của người đó giờ ai làm?
Hãy nói với nhóm sớm, trong vòng một ngày, với câu thông báo đã thống nhất. Không nói xấu người ra đi, không chia sẻ chi tiết riêng. Chỉ nói những điều họ cần biết cho công việc.
Nếu là cắt giảm, hãy nói thật những gì bạn được phép nói về tình hình. Sự im lặng tạo ra tin đồn, và tin đồn thường đáng sợ hơn sự thật.
Rồi nói rõ việc của người ra đi sẽ được chia thế nào. Đừng để nhóm tự đoán, hay tệ hơn, lặng lẽ dồn thêm việc lên vài người. Sự tử tế với người ở lại cũng quan trọng như sự tử tế với người ra đi.
Câu hỏi thường gặp
Có nên cho nhân viên nghỉ ngay trong ngày hay để làm hết thời gian báo trước?
Tuỳ quy định, hợp đồng và tính chất công việc. Một số vị trí có quyền truy cập thông tin nhạy cảm có thể cần xử lý khác. Hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc người có chuyên môn về pháp luật lao động.
Nhân viên bị cho nghỉ có nên được viết thư giới thiệu?
Nếu bạn thật lòng nói được điều tốt về một số mặt trong công việc của họ, đó là một cử chỉ tử tế. Đừng viết những điều không thật chỉ để làm nhẹ lòng.
Quản lý có nên nói chuyện cho nghỉ việc một mình?
Với những trường hợp có khả năng tranh chấp, nên có thêm một người của bộ phận nhân sự theo quy trình. Với công ty nhỏ, có thể mời một người quản lý khác cùng tham dự.
Cảm thấy tội lỗi sau khi cho nhân viên nghỉ có bình thường không?
Rất bình thường, và đó là dấu hiệu bạn quan tâm tới con người. Hãy nói chuyện với một người đi trước bạn tin tưởng, và nhắc mình rằng làm tử tế là phần bạn kiểm soát được.
Có nên giữ liên lạc với người đã bị cho nghỉ?
Nếu quan hệ cho phép và họ muốn, không có lý do gì để cắt đứt. Chỉ cần tránh bàn chuyện nội bộ công ty hay hứa hẹn những điều không thuộc quyền mình.
