Sổ ghi chép về nhân viên nên chứa những sự việc cụ thể có ngày tháng, cả chuyện tốt lẫn chuyện chưa tốt, và những gì bạn đã nói với họ về chuyện đó. Không ghi chuyện đời tư, không ghi nhận xét cảm tính, và giữ cuốn sổ kín đáo như một tài liệu nhạy cảm.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Nghe tới sổ ghi chép về nhân viên, nhiều người nghĩ ngay tới sổ đen, thứ để bắt lỗi. Thật ra dùng đúng cách, nó là công cụ công bằng nhất bạn có, và nó bảo vệ cả nhân viên lẫn chính bạn.
Vì sao người quản lý cần ghi chép?
Trí nhớ của chúng ta không công bằng. Nó nhớ rõ những gì gần đây, những gì gây cảm xúc mạnh, và những gì khớp với ấn tượng sẵn có. Tới cuối năm, nếu chỉ dựa vào trí nhớ, bạn sẽ đánh giá người ta chủ yếu qua hai ba tháng cuối và một vài chuyện nổi bật.
Một cuốn sổ ghi đều đặn sửa được điều đó. Bạn nhìn lại cả năm, thấy được việc tốt tháng hai mà bạn đã quên, thấy được một vấn đề nhỏ lặp lại nhiều lần mà từng lần riêng lẻ không đáng để ý.
Sổ ghi chép cũng giúp bạn giữ lời. Bạn đã hứa sẽ cho em ấy tham gia dự án tiếp theo, bạn đã nói với em kia rằng sẽ xem lại ca làm. Viết ra thì không quên.
Và khi có tranh chấp, như nhân viên không đồng ý với đánh giá, hay một chuyện kỷ luật cần căn cứ, sổ ghi chép là nơi bạn tìm lại được chuyện gì đã xảy ra, khi nào, bạn đã nói gì.
Nên ghi gì vào sổ?
Hãy ghi sự việc, không ghi nhận định. Thay vì ghi em ấy lười, hãy ghi: ngày mười hai, báo cáo tuần nộp trễ một ngày, không báo trước. Sự việc thì kiểm chứng được, còn nhận định thì không.
Ghi cả chuyện tốt, và ghi với cùng mức chi tiết. Ngày hai mươi, tự đứng ra xử lý khách phàn nàn về giao hàng chậm, khách hài lòng và đặt tiếp đơn. Nhiều quản lý chỉ ghi lỗi, và cuốn sổ nhanh chóng thành sổ đen dù không cố ý.
Ghi những gì bạn đã nói với nhân viên về sự việc đó, và họ phản hồi thế nào. Đã nói với em về việc nộp trễ, em giải thích đang phải phụ ca bên kho, hai bên thống nhất em sẽ báo trước nếu bị kéo sang việc khác.
Và ghi những lời hứa, những mong muốn của nhân viên: em muốn học thêm về nhập hàng, em mong được đổi sang ca sáng từ tháng sau. Những điều đó sẽ rất có ích khi bạn tìm cách giúp họ phát triển.
Những gì tuyệt đối không nên ghi
Không ghi chuyện đời tư mà nhân viên chia sẻ trong lúc tâm sự: chuyện hôn nhân, sức khoẻ, tôn giáo, chuyện gia đình. Nếu một chuyện riêng ảnh hưởng tới công việc và cần được lưu ý, chỉ ghi phần liên quan tới công việc, như đã thống nhất linh hoạt giờ làm trong tháng này.
Không ghi những nhận xét cảm tính về tính cách hay ngoại hình. Không ghi lời đồn, những gì nghe người khác kể mà bạn chưa kiểm chứng. Một câu nghe nói em ấy hay nói xấu sếp sau lưng trong sổ ghi chép là một quả bom chờ nổ.
Một phép thử đơn giản: nếu một ngày nhân viên đó đọc được trang này, bạn có thấy ổn không. Nếu câu trả lời là không, có lẽ điều đó không nên nằm trong sổ, hoặc nên được viết lại theo cách công bằng hơn.
Cũng nên biết rằng ở nhiều nơi, nhân viên có quyền được biết những thông tin công ty lưu về mình. Viết như thể họ sẽ đọc là cách an toàn nhất.
Ghi khi nào và ghi bao nhiêu?
Cách dễ duy trì nhất là ghi ngay sau mỗi buổi gặp riêng, mỗi lần góp ý, mỗi lần có sự việc đáng chú ý. Vài dòng thôi, không cần văn hay.
Nếu không kịp ghi ngay, hãy dành mười phút cuối mỗi tuần, lướt lại lịch và tin nhắn trong tuần, ghi những gì đáng ghi. Đợi tới cuối tháng thì phần lớn chi tiết đã mờ.
Đừng cố ghi mọi thứ. Không phải ngày nào mỗi nhân viên cũng có chuyện đáng ghi. Một năm có khoảng mười tới hai mươi sự việc cho mỗi người là đủ cho một bức tranh rõ ràng.
Hãy để ý sự cân bằng. Nếu nhìn lại thấy một người có nhiều trang còn người khác gần như trống, có thể bạn đang để ý người này quá nhiều và bỏ quên người kia. Điều đó tự nó đã là một thông tin về cách bạn quản lý.
Giữ sổ kín đáo và an toàn
Sổ ghi chép về nhân viên là tài liệu nhạy cảm. Nếu là sổ giấy, đừng để trên bàn làm việc mở. Nếu là tài liệu trên máy, hãy để ở chỗ có mật khẩu, không để ở thư mục chung.
Không chia sẻ nội dung cho người khác trong nhóm, kể cả người bạn tin. Nếu cần chia sẻ với cấp trên hoặc bộ phận nhân sự, chỉ chia sẻ phần liên quan, vì mục đích cụ thể.
Khi bạn chuyển công việc hoặc nhân viên chuyển nhóm, hãy nghĩ kỹ về việc bàn giao. Người quản lý mới nên có cơ hội bắt đầu lại với nhân viên, nên chỉ bàn giao những gì thật sự cần cho công việc, như những lời hứa đang dở.
Cuốn sổ tốt nhất là cuốn sổ mà nếu nhân viên vô tình thấy, họ sẽ nghĩ sếp mình thật sự để ý tới mình, chứ không phải sếp đang theo dõi mình.
Câu hỏi thường gặp
Có nên cho nhân viên biết mình đang ghi chép về họ?
Nên nói rõ rằng bạn ghi lại những sự việc chính để chuẩn bị đánh giá cho công bằng. Nói ra như vậy làm việc ghi chép bớt đáng sợ và nhắc bạn ghi cho đúng.
Ghi chép bằng sổ giấy hay trên máy tốt hơn?
Cách nào bạn duy trì được đều đặn thì tốt hơn. Sổ giấy dễ mang theo nhưng dễ thất lạc, tài liệu trên máy dễ tìm lại nhưng cần giữ bảo mật cẩn thận.
Sổ ghi chép có dùng làm căn cứ kỷ luật được không?
Nó có thể là căn cứ để bạn nhớ lại sự việc, nhưng việc kỷ luật chính thức cần làm theo nội quy công ty và quy định pháp luật. Hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc người có chuyên môn về quy trình cụ thể.
Có nên ghi chép về cấp trên của mình không?
Có thể ghi lại những thoả thuận, yêu cầu và kỳ vọng mà cấp trên đưa ra, để tránh hiểu lầm. Hãy giữ nó ở dạng sự việc, không phải nhật ký than phiền.
Bao lâu thì nên xoá bớt ghi chép cũ?
Tuỳ quy định công ty về lưu giữ thông tin. Những ghi chép không còn cần cho công việc sau vài năm thì nên huỷ đúng cách, đặc biệt khi nhân viên đã rời công ty.
