Nhân viên im lặng trong cuộc họp thường vì ba lý do: sợ nói sai trước đồng nghiệp, sếp đã nói ý mình trước nên không ai muốn nói khác, hoặc những lần góp ý trước đây chẳng đi tới đâu. Muốn họ lên tiếng, hãy gửi chủ đề trước, để mình nói sau cùng, hỏi những câu cụ thể, và cho thấy ý kiến của họ được dùng thật.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Có những cuộc họp mà khi sếp hỏi mọi người thấy sao, cả phòng im phăng phắc, rồi ai đó nói dạ em thấy được ạ. Nếu bạn quen với cảnh đó, tập này dành cho bạn.
Vì sao cả phòng im lặng?
Im lặng hiếm khi là vì không có ý kiến. Mình từng hỏi riêng từng người sau một cuộc họp mà không ai nói gì, và hầu như ai cũng có ý kiến, có người còn rất rõ ràng. Họ chỉ không nói ra trong phòng họp.
Lý do đầu tiên là sợ nói sai trước mặt nhiều người, nhất là người mới hoặc người trẻ. Ở nhiều nơi làm việc Việt Nam, nói sai trước tập thể là mất mặt, và không ai muốn mất mặt.
Lý do thứ hai nằm ở người chủ trì. Khi sếp mở đầu bằng anh nghĩ mình nên làm thế này, mọi người thấy sao, thì câu hỏi đó thật ra không còn là câu hỏi. Nói khác sếp là việc rủi ro, và phần lớn người ta chọn an toàn.
Lý do thứ ba ít ai nói ra: những lần góp ý trước đây không có kết quả. Người ta đã nói, sếp gật gù, rồi mọi thứ vẫn như cũ. Sau vài lần, im lặng là cách tiết kiệm sức.
Gửi chủ đề trước để người ta kịp nghĩ
Nhiều người cần thời gian để nghĩ trước khi nói, nhất là người hướng nội. Hỏi bất ngờ giữa cuộc họp, họ chưa kịp sắp xếp ý, và chọn im lặng.
Hãy gửi chủ đề và câu hỏi chính trước buổi họp một ngày. Ngày mai mình bàn về việc đổi giờ mở cửa hàng. Mọi người nghĩ trước xem đổi thì được gì mất gì với phần việc của mình.
Chỉ một tin nhắn như vậy đã thay đổi đáng kể số người lên tiếng. Người ta đến họp với ý kiến đã sẵn, và nói ra dễ hơn nhiều so với phải nghĩ ngay trên ghế.
Với những quyết định quan trọng, có thể nhờ mọi người gửi ý kiến bằng chữ trước. Có những người viết rất rõ ràng mà nói thì ngập ngừng. Cách này giúp bạn nghe được cả họ.
Người có chức vụ cao nhất nên nói sau cùng
Đây là thay đổi đơn giản mà hiệu quả nhất mình từng áp dụng. Trong những cuộc họp cần lấy ý kiến, mình tự đặt luật là mình nói sau cùng.
Thay vì nói anh nghĩ nên làm thế này, mình nói: mình cần quyết chuyện này, anh muốn nghe mọi người trước, anh sẽ nói ý anh sau. Rồi mình im lặng và lắng nghe.
Lúc đầu cảm giác rất lạ, vì người quản lý quen nói trước. Nhưng kết quả là mình nghe được những ý mà nếu mình nói trước thì không bao giờ được nói ra. Có lần một bạn thực tập chỉ ra một lỗi trong kế hoạch mà cả mình lẫn các trưởng nhóm đều bỏ qua.
Khi có người lớn tuổi hoặc có uy tín trong phòng, cũng nên nhờ họ nói sau. Không phải để hạ thấp ý kiến của họ, mà để ý kiến của họ không vô tình đóng cửa ý kiến của người khác.
Hỏi cụ thể thay vì hỏi mọi người thấy sao
Câu mọi người thấy sao quá rộng, và gần như luôn nhận về im lặng. Câu hỏi cụ thể dễ trả lời hơn nhiều.
Thay vì hỏi mọi người thấy kế hoạch này thế nào, hãy hỏi: nếu mình làm theo kế hoạch này, chỗ nào có khả năng hỏng nhất. Hoặc: với phần việc bên kho, kế hoạch này có gì khó không. Câu hỏi cụ thể cho người ta một chỗ để bắt đầu.
Gọi tên người cũng hữu ích, nhưng cần khéo. Đừng gọi tên để bắt người ta nói ngay một ý lớn. Hãy gọi tên với câu hỏi mà bạn biết họ có ý kiến: chị làm việc với khách này lâu nhất, chị thấy họ sẽ phản ứng thế nào.
Và hỏi về rủi ro hay điểm yếu một cách trực tiếp. Câu có ai thấy điều gì mình đang bỏ sót không cho phép người ta nói điều trái chiều mà không có vẻ như đang chống sếp.
Cho thấy ý kiến được dùng thật
Nếu muốn người ta tiếp tục lên tiếng, họ phải thấy nói ra là có ích. Khi có người góp ý, hãy ghi lại ngay trước mặt họ.
Sau khi quyết, hãy nói rõ ý kiến nào đã ảnh hưởng tới quyết định. Mình quyết giữ giờ mở cửa cũ nhưng thêm một ca ngắn buổi tối, theo ý của em bên thu ngân. Chỉ một câu như vậy, người đó và cả nhóm biết rằng nói ra là có tác dụng.
Với những ý kiến không được dùng, cũng nên giải thích vì sao. Ý của anh về đổi nhà cung cấp rất hay, nhưng mình chưa làm được lúc này vì hợp đồng còn sáu tháng. Người góp ý không thấy bị gạt đi, mà thấy ý mình được cân nhắc.
Và đặc biệt, hãy cảm ơn người dám nói điều trái chiều, kể cả khi bạn không đồng ý. Một nhóm mà ý kiến trái chiều được cảm ơn là một nhóm sẽ báo cho bạn biết khi bạn sắp đi sai.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bắt buộc mỗi người phải phát biểu trong họp?
Bắt buộc có thể làm người ta nói cho có. Tốt hơn là tạo cơ hội như đi vòng lấy ý kiến, nhưng cho phép nói ngắn hoặc nói xin bổ sung sau nếu chưa có ý.
Nhân viên chỉ góp ý riêng mà không nói trong họp thì sao?
Đó vẫn là góp ý có giá trị. Bạn có thể xin phép họ để mang ý đó ra cả nhóm, và ghi công cho họ, để dần dần họ quen với việc nói trước nhiều người.
Làm sao để người mới dám lên tiếng?
Hỏi họ về những điều họ thấy lạ khi mới vào. Người mới thường nhìn ra những điều mà người cũ đã quen tới mức không còn thấy, và câu hỏi đó cho họ một vai rõ ràng.
Có nên dùng hộp góp ý ẩn danh?
Có thể dùng cho những chuyện nhạy cảm. Nhưng nếu mọi góp ý đều phải ẩn danh mới có, đó là dấu hiệu người ta chưa thấy an toàn khi nói thật, và cần sửa từ gốc.
Cuộc họp trực tuyến im lặng hơn thì làm gì?
Dùng thêm kênh gõ chữ trong buổi họp, hỏi tên cụ thể, và gửi câu hỏi trước. Nhiều người dễ gõ một câu hơn là bật micro nói trước cả nhóm.
