Buổi gặp riêng một kèm một là thời gian của nhân viên, không phải của người quản lý. Hãy để họ mở đầu bằng điều họ muốn nói, hỏi về vướng mắc và mong muốn của họ, chỉ dành phần cuối cho điều bạn cần, và đừng để nó thành một buổi báo cáo tiến độ.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Nếu phải chọn một thói quen duy nhất cho người mới làm quản lý, mình sẽ chọn gặp riêng từng người đều đặn. Nó rẻ, đơn giản, và giải quyết được rất nhiều chuyện trước khi chúng thành chuyện lớn. Nhưng nó cũng rất dễ làm sai.
Vì sao gặp riêng lại quan trọng tới vậy?
Trong họp nhóm, người ta nói những điều an toàn trước mặt đồng nghiệp. Trong lúc làm việc, bạn chỉ thấy phần nổi. Còn những điều quan trọng nhất, như họ đang mệt, đang lo, đang muốn học thêm, đang khó chịu với ai đó, thường chỉ được nói ra khi chỉ có hai người.
Gặp riêng đều đặn tạo ra một chỗ chắc chắn để nói. Người ta biết rằng thứ năm tuần sau sẽ có ba mươi phút với sếp, nên không cần phải gồng lên xin gặp, không cần chờ chuyện thành lớn mới được nói.
Nó cũng giúp bạn phát hiện vấn đề sớm. Rất nhiều người nghỉ việc mà quản lý bất ngờ, vì chưa từng có một cuộc nói chuyện riêng nào để họ kể rằng mình đang chán.
Và gặp riêng là nơi tự nhiên nhất để góp ý và ghi nhận. Không cần một buổi đặc biệt, không làm ai lo lắng, vì đó là chuyện bình thường mỗi lần gặp.
Ai mở đầu và nói gì trước?
Hãy để nhân viên mở đầu. Câu mình hay dùng là: hôm nay em muốn nói về chuyện gì. Nếu họ không có gì, mình mới hỏi tiếp.
Lý do rất đơn giản. Nếu bạn mở đầu bằng danh sách việc của bạn, ba mươi phút sẽ hết trước khi tới lượt họ. Và họ sẽ học được rằng buổi gặp này là để sếp hỏi, không phải để mình nói.
Lúc đầu, nhiều người sẽ nói em không có gì. Đừng lo. Hãy có sẵn vài câu hỏi mở. Tuần này có việc gì làm em mất thời gian nhất. Có gì anh làm được để việc của em dễ hơn không. Gần đây em thấy vui nhất với việc gì.
Sau vài lần, khi người ta thấy những gì họ nói được lắng nghe và có thay đổi thật, họ sẽ tự mang chuyện tới. Đó là dấu hiệu buổi gặp riêng đang hoạt động.
Cái bẫy biến gặp riêng thành báo cáo tiến độ
Cái bẫy phổ biến nhất là dùng buổi gặp riêng để hỏi việc này tới đâu rồi, việc kia xong chưa. Ba mươi phút trôi qua với một danh sách việc, và cả hai ra về mà chẳng nói được điều gì thật.
Tiến độ công việc nên được theo dõi ở chỗ khác: một bảng việc, một cuộc họp nhóm ngắn, một tin nhắn cập nhật. Buổi gặp riêng dành cho những thứ không có chỗ nào khác để nói.
Nếu bạn thấy mình cứ hỏi tiến độ trong buổi gặp riêng, hãy tự hỏi vì sao. Có thể bạn chưa có cách theo dõi việc nào khác, và cần xây một cách. Có thể bạn đang lo lắng về một việc cụ thể, và nên hẹn riêng một buổi khác cho nó.
Một chị quản lý kể rằng khi chị bỏ hẳn câu hỏi tiến độ khỏi buổi gặp riêng, nhân viên bắt đầu kể chuyện học thêm tiếng Anh buổi tối, chuyện muốn chuyển sang mảng khác. Những điều đó chị chưa từng nghe trong hai năm làm việc cùng.
Bao lâu một lần và kéo dài bao lâu?
Không có con số chuẩn, nhưng với nhóm nhỏ dưới mười người, mỗi tuần hoặc hai tuần một lần, mỗi lần khoảng hai mươi tới ba mươi phút là nhịp nhiều người thấy vừa.
Người mới vào hoặc đang trong giai đoạn khó khăn có thể cần gặp dày hơn. Người đã làm lâu và ổn định có thể giãn ra. Hỏi thẳng họ muốn nhịp nào.
Điều quan trọng hơn con số là giữ lịch. Nếu bạn liên tục dời buổi gặp riêng vì bận, thông điệp bạn gửi đi là họ không quan trọng bằng những việc khác. Hãy coi lịch gặp riêng như một cuộc hẹn với khách hàng: chỉ dời khi thật cần, và dời thì hẹn lại ngay.
Nếu nhóm quá đông để gặp riêng từng người thường xuyên, có lẽ đó là dấu hiệu bạn cần một vài trưởng nhóm nhỏ ở giữa, mỗi người gặp riêng một phần nhóm.
Chỗ ngồi và không khí buổi gặp
Chỗ gặp ảnh hưởng nhiều hơn bạn nghĩ. Ngồi sau bàn làm việc của sếp, nhân viên ngồi đối diện, trông giống phỏng vấn hơn là trò chuyện. Ngồi cạnh nhau ở một góc phòng, một quán nước gần công ty, hay đi bộ một vòng, không khí khác hẳn.
Hãy cất điện thoại. Nhìn điện thoại giữa buổi gặp riêng là cách nhanh nhất để nói với người đối diện rằng họ không đáng để bạn chú ý.
Ghi chép vừa đủ, nhất là những điều bạn hứa làm. Cuối buổi, nhắc lại những việc bạn sẽ làm, và buổi sau mở đầu bằng việc báo lại bạn đã làm được gì. Người ta tin vào buổi gặp riêng khi thấy những gì mình nói dẫn tới thay đổi.
Và đừng ngại những khoảng lặng. Có khi câu quan trọng nhất đến ngay sau một lúc im lặng, khi người ta đã quyết định có nói ra hay không.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên không muốn gặp riêng thì làm sao?
Hỏi họ vì sao và thử điều chỉnh, như gặp ngắn hơn, thưa hơn, hay ở chỗ thoải mái hơn. Đừng bỏ hẳn, vì người không muốn gặp riêng đôi khi là người cần được lắng nghe nhất.
Có nên gặp riêng với nhân viên làm việc từ xa?
Càng nên, vì họ ít có cơ hội trò chuyện tự nhiên với bạn. Gọi có hình ảnh, và giữ lịch đều đặn như với người làm tại chỗ.
Buổi gặp riêng có nên có chương trình trước?
Có thể có một danh sách ngắn những điều hai bên muốn nói, do nhân viên điền trước. Nhưng đừng để nó thành thủ tục cứng nhắc.
Gặp riêng có thay được buổi đánh giá định kỳ không?
Không thay được, nhưng làm buổi đánh giá dễ hơn nhiều. Khi mọi chuyện đã được nói trong các buổi gặp riêng, buổi đánh giá chỉ còn là tổng kết.
Quản lý có nên chia sẻ khó khăn của mình trong buổi gặp riêng?
Chia sẻ vừa phải những khó khăn liên quan tới công việc có thể giúp tạo sự gần gũi. Nhưng đừng để buổi gặp thành nơi nhân viên phải lắng nghe sếp than phiền.
