Với nhân viên làm ca, làm xưởng, hãy đi tới chỗ họ làm việc thay vì gọi họ lên phòng, trò chuyện ngắn vào giờ nghỉ và lúc giao ca, ngồi ăn cùng căng tin, và dùng những kênh họ đã quen. Với người đứng máy, đứng quầy, sự đều đặn quan trọng hơn thời lượng.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Phần lớn lời khuyên về gặp riêng, về họp nhóm được viết cho người làm văn phòng. Nhưng ở Việt Nam, rất nhiều người quản lý dẫn nhóm ở xưởng may, bếp nhà hàng, kho hàng, cửa hàng, nơi không ai có ba mươi phút ngồi xuống nói chuyện. Tập này dành cho họ.
Vì sao gọi công nhân lên phòng là cách tệ nhất?
Với người làm văn phòng, được sếp mời vào phòng nói chuyện là chuyện bình thường. Với một công nhân đứng máy, bị gọi lên phòng thường có nghĩa là có chuyện, và phần lớn là chuyện không hay.
Họ phải rời máy, nhờ người đứng thay, đi qua cả xưởng dưới những ánh mắt tò mò, rồi ngồi trong một căn phòng máy lạnh xa lạ. Cả quá trình đó đã làm họ căng thẳng trước khi bạn kịp nói câu nào.
Nên nếu muốn nghe thật, hãy đi xuống. Đứng cạnh máy họ trong vài phút giữa hai mẻ hàng, ngồi cùng họ ở ghế đá giờ nghỉ. Ở chỗ của họ, người ta thoải mái hơn nhiều.
Một chị trưởng ca ở một xưởng may kể với mình rằng chị gần như không gọi ai lên phòng, trừ chuyện kỷ luật chính thức. Mọi chuyện khác chị nói ở chuyền, và chị nghe được những điều mà quản lý văn phòng không bao giờ nghe.
Những khoảnh khắc ngắn mà đều đặn
Người làm ca không có ba mươi phút mỗi tuần để gặp riêng. Nhưng họ có năm phút đầu ca, mười phút nghỉ giữa ca, bữa cơm trưa, lúc giao ca. Những khoảnh khắc đó đủ để trò chuyện, nếu bạn dùng chúng đều đặn.
Hãy đặt cho mình một thói quen, như mỗi ngày trò chuyện ngắn với hai ba người khác nhau, lần lượt qua cả nhóm. Không cần chương trình. Chỉ một câu hỏi như hôm nay máy chạy ổn không, hay tuần này có gì làm em mệt nhất.
Một cuộc trò chuyện năm phút mỗi tuần với mỗi người, sau vài tháng, xây được nhiều lòng tin hơn một buổi họp lớn mỗi quý.
Và để ý giờ giấc. Đừng bắt chuyện lúc họ đang gấp nhất, như giờ cao điểm ở nhà hàng hay lúc chuyền đang chạy đơn gấp. Người ta sẽ trả lời qua loa, và còn thấy bạn không hiểu công việc.
Ăn cùng và làm cùng
Không có gì làm khoảng cách giữa quản lý và công nhân ngắn lại nhanh như việc ngồi ăn cùng căng tin, cùng món, cùng bàn. Người ta thấy bạn không đứng trên họ.
Nhiều câu chuyện quan trọng mình từng nghe là trong bữa cơm. Chuyện chỗ trọ bị ngập khiến mấy bạn đi làm muộn. Chuyện một máy hay rò điện nhẹ mà chưa ai báo. Chuyện hai người trong chuyền đang giận nhau. Không ai kể những chuyện đó nếu bạn hỏi trong phòng họp.
Thỉnh thoảng làm cùng họ một ca, hay một phần ca, cũng giúp rất nhiều. Bạn hiểu công việc thật sự nặng tới đâu, và họ thấy bạn tôn trọng việc của họ.
Chỉ cần nhớ đừng biến những lúc này thành buổi kiểm tra ngầm. Nếu người ta nghĩ ăn cùng sếp là để bị để ý, họ sẽ tránh bàn của bạn.
Kênh nào để người làm ca nói với quản lý?
Ngoài trò chuyện trực tiếp, người làm ca cần một kênh để nói khi bạn không có mặt, nhất là ca đêm. Hãy chọn kênh họ đã quen dùng, thường là điện thoại và nhóm nhắn tin, chứ đừng bắt họ dùng một phần mềm lạ.
Nói rõ loại chuyện nào nên nhắn, loại nào nên gọi. Chuyện an toàn, như máy có dấu hiệu nguy hiểm hay có người bị thương, thì phải gọi ngay, bất kể giờ nào. Chuyện ý kiến, đề xuất thì nhắn, bạn sẽ trả lời trong ngày.
Với những người ngại nói trực tiếp, một cuốn sổ góp ý đặt ở chỗ nghỉ, hay một hộp thư nhỏ, vẫn có ích. Nhưng chỉ khi bạn thật sự đọc và phản hồi. Một hộp góp ý không ai mở là thông điệp rằng ý kiến của họ không quan trọng.
Và nhớ tới người làm ca đêm. Họ thường là nhóm bị bỏ quên nhất. Thỉnh thoảng hãy tới vào đầu ca đêm, dù chỉ nửa tiếng, để họ biết bạn cũng là quản lý của họ.
Nghe ý kiến của người đứng máy
Người đứng máy, đứng bếp, đứng quầy mỗi ngày biết những điều mà quản lý không thể biết: công đoạn nào hay lỗi, dụng cụ nào bất tiện, khách hay hỏi gì. Đó là kho ý tưởng cải tiến lớn nhất của bạn.
Hãy hỏi họ cụ thể. Nếu được đổi một thứ ở chỗ em làm, em sẽ đổi gì. Câu hỏi này thường mở ra những đề xuất nhỏ, dễ làm, mà hiệu quả thấy ngay, như đổi chỗ đặt một thùng nguyên liệu để khỏi phải đi lại.
Khi làm theo ý của ai, hãy nói ra, trước cả nhóm. Đổi chỗ này là nhờ ý của chị ở chuyền ba. Người làm tuyến đầu hiếm khi được ghi nhận vì ý tưởng, chỉ vì sản lượng. Một lời ghi nhận như vậy có sức nặng rất lớn.
Và nếu ý kiến không làm được, hãy quay lại giải thích. Sự im lặng sau một góp ý là thứ làm người làm ca thôi góp ý nhanh nhất.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý nhiều ca có cần gặp đủ người ở mọi ca?
Nên cố gắng, dù không đều bằng ca mình thường trực. Có thể xoay vòng thời gian đến sớm hoặc ở lại muộn để gặp đầu ca đêm vài lần mỗi tháng.
Công nhân ngại nói chuyện với quản lý thì làm sao?
Bắt đầu bằng những câu chuyện nhẹ, không liên quan công việc, và kiên nhẫn. Nhờ trưởng chuyền hoặc tổ trưởng làm cầu nối cũng giúp họ thoải mái hơn.
Có nên họp toàn xưởng định kỳ?
Một buổi họp ngắn đầu ca để thông báo và cảm ơn là hữu ích. Nhưng đừng dùng nó thay cho những cuộc trò chuyện nhỏ, vì trước đông người ít ai nói thật.
Trò chuyện với nhân viên làm ca có ảnh hưởng tới năng suất không?
Vài phút trò chuyện đúng lúc hầu như không ảnh hưởng, và thường giúp phát hiện sớm những vấn đề làm giảm năng suất nhiều hơn. Chỉ cần tránh giờ cao điểm.
Làm sao nhớ được chuyện của từng người trong nhóm đông?
Ghi ngắn vài dòng sau mỗi cuộc trò chuyện, như ai đang lo chuyện gì, ai muốn học gì. Lần sau hỏi lại, người ta sẽ thấy được quan tâm thật.
