Khi một người nói lấn át cuộc họp, người chủ trì cần ngắt lời một cách lịch sự, chủ động mời người khác lên tiếng, và nói chuyện riêng với người đó sau buổi họp. Nếu để yên, cái giá không nằm ở thời gian họp dài thêm, mà ở chỗ những người còn lại sẽ dần thôi góp ý.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Nhóm nào cũng có ít nhất một người như vậy: nhiệt tình, nhiều ý, và nói gần hết thời gian họp. Họ thường không có ý xấu. Nhưng nếu người chủ trì không làm gì, cuộc họp của cả nhóm dần thành cuộc độc thoại của một người.
Vì sao người chủ trì phải lên tiếng?
Nhiều quản lý ngại ngắt lời vì sợ làm mất lòng, nhất là khi người nói nhiều lại là người giỏi hoặc lớn tuổi. Nhưng hãy nhìn vào những gì đang xảy ra với những người còn lại.
Người ít nói bắt đầu nghĩ rằng ý kiến của họ không cần thiết. Người có ý khác không muốn tranh luận với một người nói nhiều như vậy. Sau vài tuần, cuộc họp chỉ còn một hai tiếng nói, và bạn mất đi phần lớn trí tuệ của nhóm.
Người chủ trì cuộc họp có nhiệm vụ giữ cho mọi tiếng nói có chỗ. Đó không phải là quyền, mà là trách nhiệm. Khi bạn không làm, không ai khác trong phòng có vị trí để làm.
Cũng nên nhớ rằng người nói nhiều thường không nhận ra họ đang nói nhiều. Trong đầu họ, họ đang đóng góp. Họ cần được giúp để thấy, và người giúp là bạn.
Ngắt lời mà không làm người khác mất mặt
Ngắt lời có nhiều cách, và cách tốt nhất là ghi nhận trước rồi chuyển. Ý anh về chuyện giao hàng rất rõ rồi, cảm ơn anh. Giờ mình nghe thêm các bạn khác.
Có thể tóm tắt ý họ trong một câu để họ thấy mình đã được nghe, rồi hướng sang người khác. Nếu anh hiểu đúng thì anh lo nhất là chi phí vận chuyển tăng. Chị bên kế toán thấy thế nào?
Dùng tên người. Gọi đích danh người bạn muốn nghe tiếp giúp chuyển lượt nói một cách tự nhiên, và người nói nhiều thường sẽ dừng lại khi nghe tên người khác được gọi.
Giữ giọng nhẹ nhàng, không mỉa mai. Một câu như thôi anh để người khác nói với chứ nói ra trước cả phòng sẽ làm người đó mất mặt, và họ có thể im lặng trong ấm ức hoặc phản ứng lại.
Dùng luật chung thay vì nhắm vào một người
Cách bền vững hơn là đặt ra vài luật chung cho mọi cuộc họp, để việc giữ lượt nói không còn là chuyện riêng của một người.
Ví dụ, với những quyết định quan trọng, đi một vòng quanh bàn để mỗi người nói ý kiến của mình trong khoảng một hai phút trước khi thảo luận tự do. Người nói nhiều vẫn được nói, nhưng chỉ trong phần của mình.
Hoặc nhờ mọi người viết ý kiến ra giấy trước trong vài phút, rồi đọc lần lượt. Cách này đặc biệt hữu ích khi có người lớn tuổi hoặc chức vụ cao hơn trong phòng, vì những người khác sẽ không bị ảnh hưởng bởi ý kiến của họ trước khi nói.
Khi luật đã là luật chung, bạn có thể nhắc nhở mà không nhắm vào ai: mình đang đi vòng nhé, anh đợi tới lượt anh sau. Không ai thấy bị bắt lỗi riêng.
Khi người nói nhiều kéo cuộc họp lạc đề
Một kiểu lấn át khác là kéo cuộc họp sang chuyện khác. Đang bàn về lịch giao hàng tháng sau, người đó chuyển sang kể chuyện khách hàng năm ngoái, rồi sang chuyện đổi nhà cung cấp.
Hãy luôn có chương trình họp rõ ràng, nói ngay từ đầu, và bám vào nó. Khi có người lạc đề, bạn có thể chỉ vào chương trình: chuyện nhà cung cấp quan trọng, mình ghi lại để bàn riêng. Giờ mình quay lại chuyện lịch giao hàng.
Ghi lại những chủ đề lạc ra ở một chỗ mọi người thấy, và thật sự quay lại với chúng sau. Nếu bạn chỉ ghi cho có rồi bỏ đó, lần sau người ta sẽ không chịu dừng nữa.
Và kết thúc đúng giờ. Người nói nhiều sẽ nhận ra rằng thời gian có giới hạn, và nói nhiều nghĩa là lấy mất thời gian của những chủ đề khác, kể cả những chủ đề họ quan tâm.
Nói chuyện riêng sau buổi họp
Nếu tình trạng lặp lại, hãy nói chuyện riêng với người đó. Không phải để trách, mà để nhờ.
Bạn có thể bắt đầu bằng điều tốt thật: anh thấy em luôn có nhiều ý và rất nhiệt tình trong các cuộc họp, anh quý điều đó. Rồi nói điều bạn để ý: nhưng anh cũng để ý là khi em nói nhiều, mấy bạn khác ít lên tiếng hơn, và anh cần nghe cả các bạn đó.
Rồi nhờ họ giúp: lần họp tới, em thử để các bạn nói trước, rồi em bổ sung sau được không. Nhiều người nói nhiều sẽ nhận lời khá vui vẻ, vì bạn đã cho họ một vai mới là người giúp nhóm, không phải người bị nhắc nhở.
Nếu họ vẫn không thay đổi sau vài lần, đó là chuyện về cách làm việc cần nói thẳng hơn. Nhưng phần lớn trường hợp, một cuộc nói chuyện riêng tử tế là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Người nói lấn át là sếp của mình thì làm sao?
Khó hơn nhiều, nhưng vẫn có thể dùng luật chung như đi vòng lấy ý kiến. Sau họp, có thể nhẹ nhàng chia sẻ với sếp rằng bạn muốn nghe thêm ý kiến từ nhóm và nhờ sếp giúp.
Có nên đặt giới hạn thời gian cho mỗi người nói?
Với những phần cần lấy ý kiến của cả nhóm, giới hạn khoảng một hai phút mỗi người là hữu ích. Với phần thảo luận tự do, giới hạn cứng nhắc có thể làm cuộc họp gượng gạo.
Người nói nhiều bị ngắt lời rồi giận thì sao?
Nói chuyện riêng sau họp, giải thích lý do và ghi nhận đóng góp của họ. Phần lớn sự giận sẽ qua nếu họ thấy bạn tôn trọng họ và chỉ muốn cân bằng lượt nói.
Họp trực tuyến có dễ bị lấn át hơn không?
Có, vì khó nhìn thấy ai đang muốn nói. Hãy dùng cách gọi tên người, đi vòng lấy ý kiến, và khuyến khích mọi người dùng chức năng giơ tay.
Làm sao biết cuộc họp của mình đang bị một người lấn át?
Thử để ý trong một buổi họp ai nói bao nhiêu. Nếu một người chiếm quá nửa thời gian nói, hoặc có người suốt buổi không mở lời, đó là dấu hiệu cần điều chỉnh.
