Để kết thúc cuộc họp mà ai cũng rõ việc của mình, hãy dành năm phút cuối đọc lại từng quyết định, gắn mỗi việc với đúng một người và một hạn, hỏi xem có ai hiểu khác không, rồi gửi lại tóm tắt ngắn ngay trong ngày. Năm phút đó quan trọng hơn bất kỳ năm phút nào khác trong buổi họp.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Bạn chắc đã từng dự một cuộc họp sôi nổi, mọi người đồng ý rất nhiều thứ, rồi một tuần sau phát hiện chẳng ai làm gì, vì ai cũng nghĩ người khác làm. Tập này nói về cách đóng một cuộc họp cho chắc.
Vì sao cuộc họp sôi nổi vẫn không ra việc?
Cuộc họp tốt thường có nhiều ý, nhiều trao đổi, và khoảnh khắc mọi người cùng gật đầu. Nhưng gật đầu với một ý không có nghĩa là ai đó đã nhận làm ý đó.
Thường thì cuộc họp kết thúc vì hết giờ, không phải vì đã chốt xong. Người chủ trì nhìn đồng hồ, nói thôi mình dừng ở đây nhé, và mọi người ra về với những phiên bản khác nhau về những gì đã quyết.
Một người nghĩ đã quyết đổi nhà cung cấp. Người khác nghĩ mới chỉ bàn thử. Người thứ ba nghĩ việc liên hệ nhà cung cấp mới là của phòng mua hàng, trong khi phòng mua hàng nghĩ là của người đã đề xuất.
Những khác biệt đó không lộ ra trong phòng họp. Chúng chỉ lộ ra sau một tuần, khi có người hỏi: ủa việc đó ai làm rồi.
Mình từng tính thử trong một quý, nhóm mình có bao nhiêu việc được nhắc trong họp mà không ai làm. Con số làm mình ngượng tới mức từ đó mình không bao giờ để một cuộc họp kết thúc mà chưa đọc lại danh sách việc, kể cả cuộc họp chỉ mười lăm phút đứng ở hành lang.
Năm phút cuối: đọc lại từng quyết định
Hãy tự đặt luật: mọi cuộc họp phải dừng thảo luận trước giờ kết thúc năm phút, dù đang dở chuyện gì. Năm phút đó dành cho việc chốt.
Người chủ trì đọc lại từng điều đã quyết, bằng những câu rõ ràng. Mình đã quyết: một, thử đổi nhà cung cấp bao bì trong một tháng. Hai, giữ nguyên giờ giao hàng buổi sáng. Ba, chưa quyết chuyện tăng ca, sẽ bàn lại tuần sau.
Chú ý điều thứ ba. Việc chưa quyết cũng phải được nói rõ là chưa quyết, và khi nào bàn lại. Nếu không, sẽ có người nghĩ đã quyết rồi và bắt đầu làm.
Nếu thảo luận đang dở mà hết giờ, đừng cố chốt vội. Hãy nói thẳng: chuyện này mình chưa đủ thông tin, em bên kế toán chuẩn bị thêm số liệu, thứ năm mình họp riêng ba mươi phút.
Mỗi việc một người, một hạn
Với mỗi việc cần làm, hãy gắn đúng một cái tên. Không phải phòng kinh doanh lo, mà là ai trong phòng kinh doanh. Không phải hai bạn cùng làm, mà là ai chịu trách nhiệm chính, ai hỗ trợ.
Khi một việc có hai người cùng chịu trách nhiệm, thực tế là không ai chịu trách nhiệm. Mỗi người đều nghĩ người kia sẽ bắt đầu.
Rồi gắn một hạn cụ thể. Không phải sớm nhất có thể, không phải tuần sau, mà là trước năm giờ chiều thứ tư. Hạn cụ thể giúp người nhận biết cách sắp việc, và giúp bạn biết khi nào cần hỏi lại.
Hỏi thẳng người nhận việc có đồng ý với hạn đó không. Chốt hạn khi người nhận chưa đồng ý là mời trễ hạn tới, như mình đã nói ở một tập trước về chuyện hạn chót.
Hỏi lại xem có ai hiểu khác không
Sau khi đọc lại quyết định và việc, hãy hỏi: có ai hiểu khác với những gì anh vừa đọc không. Rồi dừng lại vài giây.
Câu hỏi này thường làm lộ ra một hai chỗ hiểu lệch. Em tưởng mình đổi nhà cung cấp luôn chứ không phải thử một tháng. Những chỗ như vậy sửa trong phòng họp chỉ mất vài giây, sửa sau một tuần thì mất vài ngày.
Cũng nên hỏi người nhận việc: em có cần gì để làm việc này không. Thường sẽ có những thứ họ cần mà không nói ra, như quyền truy cập một tài liệu, hay một người ở phòng khác giới thiệu.
Những câu hỏi này làm cuộc họp dài thêm vài phút. Nhưng chúng tiết kiệm được nhiều hơn thế rất nhiều trong những ngày sau.
Với người mới hoặc người ít nói, hãy hỏi riêng thêm một câu ngay khi mọi người đứng dậy. Họ thường không dám nói trước cả phòng rằng mình chưa hiểu, nhưng sẽ nói khi chỉ còn hai người ở cửa.
Gửi tóm tắt trong ngày và theo đến cùng
Trong vòng vài giờ sau cuộc họp, hãy gửi một tóm tắt ngắn cho mọi người dự họp. Không cần biên bản dài, chỉ cần ba phần: đã quyết gì, ai làm gì trước khi nào, và điều gì chưa quyết sẽ bàn lại lúc nào.
Tóm tắt viết ra có thể làm lộ thêm những chỗ hiểu lệch mà trong phòng họp không ai nhận ra. Và nó là chỗ để mọi người tra lại khi quên.
Ở cuộc họp tiếp theo, hãy mở đầu bằng việc xem lại những việc đã giao lần trước. Không để bắt lỗi, mà để cả nhóm biết rằng những gì chốt trong họp là thật, và sẽ được hỏi lại.
Một nhóm mà mỗi cuộc họp đều chốt rõ và theo đến cùng thì sẽ thấy họp bớt mệt. Người ta biết mỗi lần họp là có kết quả, nên họp ít đi mà vẫn đủ.
Câu hỏi thường gặp
Ai nên là người ghi tóm tắt cuộc họp?
Có thể luân phiên giữa các thành viên, hoặc người chủ trì tự làm với cuộc họp ngắn. Quan trọng là có một người được giao rõ từ đầu buổi.
Tóm tắt cuộc họp nên dài bao nhiêu?
Càng ngắn càng tốt, thường vừa một màn hình điện thoại. Chỉ ghi quyết định, việc cần làm kèm người và hạn, và những chuyện chưa quyết.
Có nên gửi tóm tắt cho người không dự họp?
Gửi cho những người bị ảnh hưởng bởi quyết định hoặc được giao việc dù không dự họp. Họ cần biết, và không nên nghe lại qua người khác.
Cuộc họp không có quyết định nào thì kết thúc thế nào?
Nói rõ rằng buổi họp này để trao đổi thông tin hoặc thảo luận, chưa quyết gì, và việc tiếp theo là gì. Ngay cả việc chuẩn bị thêm thông tin cũng nên có người và hạn.
Người được giao việc không có mặt trong cuộc họp thì sao?
Tránh giao việc cho người vắng mặt mà không hỏi họ trước. Nếu buộc phải giao, người chủ trì cần liên hệ trực tiếp với họ ngay sau cuộc họp để xác nhận.
