Việc giao qua tin nhắn nhóm hay rơi rớt vì ba lý do: không ai rõ ai là người nhận, tin nhắn bị trôi giữa hàng chục tin khác, và không có bước xác nhận đã nhận việc. Cách sửa là gọi tên đích danh một người, đòi một câu nhận việc, và đưa những việc quan trọng ra khỏi nhóm chat.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Ở rất nhiều doanh nghiệp nhỏ Việt Nam, nhóm chat trên điện thoại đã thành văn phòng thứ hai. Tiện thì rất tiện, nhưng mình đã thấy không biết bao nhiêu việc chết ở đó, chỉ vì một câu ai làm giúp cái này với.
Câu ai làm giúp với trong nhóm chat thường không ai làm
Khi bạn nhắn vào nhóm hai mươi người câu ai làm giúp anh bản danh sách khách tháng này với, mỗi người đọc xong đều nghĩ chắc có người khác làm rồi. Người thì nghĩ việc này của phòng kinh doanh, người thì nghĩ chị trưởng ca sẽ lo.
Thế là hai mươi người đọc, không ai làm. Hai ngày sau bạn hỏi lại, cả nhóm im lặng, mỗi người một chút áy náy nhưng không ai thấy mình có lỗi.
Đây không phải lỗi của nhân viên. Đó là cách con người phản ứng khi trách nhiệm được chia đều cho nhiều người: mỗi người chỉ thấy mình có một phần rất nhỏ.
Nên luật đầu tiên rất đơn giản: mỗi việc giao trong nhóm chat phải có đúng một cái tên. Gọi thẳng tên người nhận trước, rồi mới tới câu làm giúp anh bản danh sách này. Chỉ khi có tên, việc mới thật sự có người nhận.
Tin nhắn bị trôi và cái bẫy đã đọc
Lý do thứ hai là tin nhắn trôi. Một nhóm chat công việc sôi nổi có thể có vài trăm tin mỗi ngày: ảnh hàng, câu hỏi, chuyện đùa, thông báo. Việc bạn giao lúc chín giờ sáng tới trưa đã chìm dưới cả trăm tin khác.
Và có một cái bẫy tinh vi hơn: dấu đã xem. Bạn thấy người ta đã xem, và yên tâm là họ biết. Nhưng đã xem trên điện thoại có thể chỉ là họ lướt qua lúc đang chạy xe, đang tiếp khách, đang bế con. Xem không có nghĩa là nhận.
Mình từng giao một việc gấp trong nhóm, thấy cả nhóm đã xem, tới chiều hỏi thì người được giao nói thật là em thấy tin nhưng tưởng anh nhắn cho người khác. Mình không trách được, vì chính mình đã tin vào dấu đã xem.
Từ đó mình đặt thêm một luật: việc giao phải có câu trả lời nhận việc, chỉ cần dạ em nhận, xong trước chiều mai. Chưa có câu đó thì coi như chưa giao.
Thế nào là một tin nhắn giao việc đủ ý?
Tin nhắn giao việc tốt cũng cần đủ những điều như giao việc trực tiếp, chỉ gọn hơn. Ai làm, làm gì, xong khi nào, và xong thì gửi cho ai hay để ở đâu.
So sánh hai tin. Tin thứ nhất: làm bảng báo giá cho khách bên Thủ Đức nha. Tin thứ hai: chị ơi, chị làm giúp em báo giá cho khách ở Thủ Đức, theo mẫu tháng trước, gửi em trước ba giờ chiều nay để em gọi lại cho khách. Tin thứ hai dài hơn vài giây gõ, nhưng không còn chỗ nào để đoán.
Nếu việc có nhiều chi tiết, đừng nhồi vào một tin dài. Hãy nhắn riêng, hoặc gọi điện rồi nhắn lại tóm tắt vào nhóm để mọi người cùng biết ai đang làm gì.
Và khi việc xong, cũng nên có một tin báo xong ngắn. Không để khoe, mà để người khác trong nhóm không phải hỏi lại việc đó đã có ai làm chưa.
Khi nào nên đưa việc ra khỏi nhóm chat?
Nhóm chat hợp với những việc nhỏ, rõ, xong trong ngày. Nó không hợp với việc lớn kéo dài nhiều ngày, việc có nhiều người phối hợp, hay việc nhạy cảm.
Với việc kéo dài, hãy ghi lại ở một chỗ cố định mà ai cũng mở được, một bảng việc, một cuốn sổ chung, hay đơn giản là một tờ giấy dán ở văn phòng. Nhóm chat chỉ để nhắc, còn chỗ cố định mới là nơi lưu.
Với việc nhạy cảm, như nhắc nhở một người làm chưa tốt hay chuyện lương thưởng, tuyệt đối không nhắn trong nhóm. Nói riêng, và tốt nhất là nói trực tiếp. Một câu nhắc trong nhóm có thể làm một người mất mặt trước hai mươi đồng nghiệp, và họ sẽ nhớ rất lâu.
Cũng nên cân nhắc giờ nhắn. Việc không gấp thì đừng nhắn lúc mười giờ tối, dù chỉ để bạn khỏi quên. Có thể soạn sẵn rồi gửi vào sáng hôm sau.
Giữ nhóm chat công việc gọn để việc không chìm
Một nhóm chat vừa là nơi giao việc, vừa là nơi gửi ảnh sinh nhật, vừa là nơi chia sẻ tin tức thì việc chắc chắn sẽ chìm. Nhiều nhóm tách ra hai nhóm: một nhóm chỉ để công việc, một nhóm để chuyện vui.
Trong nhóm công việc, có thể thống nhất vài thói quen đơn giản, như việc giao thì bắt đầu bằng tên người nhận, việc gấp thì ghi rõ chữ gấp ở đầu. Những thói quen nhỏ đó giúp người ta lướt nhanh mà vẫn không bỏ sót.
Người quản lý nên làm gương. Nếu chính bạn hay nhắn những câu mơ hồ, nhắn lung tung giờ giấc, cả nhóm sẽ làm theo.
Nhóm chat là công cụ, không phải văn phòng. Người ta vẫn cần những lúc ngồi xuống nói chuyện trực tiếp, và những việc quan trọng nhất thường nên bắt đầu từ đó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên giao việc qua tin nhắn cho nhân viên làm việc tại chỗ?
Có thể, với việc nhỏ và rõ. Nhưng việc quan trọng hay phức tạp thì nên nói trực tiếp trước, rồi nhắn lại tóm tắt để hai bên cùng có một chỗ để xem lại.
Nhân viên không trả lời tin nhắn giao việc thì làm gì?
Đừng coi là họ đã nhận. Gọi điện hoặc hỏi trực tiếp, và nhắc lại quy ước rằng việc giao cần một câu nhận việc. Nếu lặp lại nhiều lần, đó là chuyện cần nói riêng.
Có nên dùng phần mềm quản lý công việc thay nhóm chat?
Với nhóm có nhiều việc kéo dài và nhiều người phối hợp, một công cụ riêng để theo dõi việc thường giúp ích. Nhưng công cụ chỉ hiệu quả khi cả nhóm cùng dùng, nên hãy bắt đầu đơn giản.
Nhắn việc ngoài giờ có ổn không?
Nếu việc không gấp, hãy chờ tới giờ làm hoặc hẹn giờ gửi. Nếu gấp thật, hãy gọi thay vì nhắn, và nói rõ đây là ngoại lệ.
Giao việc bằng tin nhắn thoại có tốt hơn tin nhắn chữ?
Tin nhắn thoại truyền được giọng điệu nhưng khó xem lại và khó tìm. Với việc có chi tiết như số liệu hay địa chỉ, hãy gửi thêm vài dòng chữ đi kèm.
