Theo dõi việc đã giao thành soi mói khi bạn hỏi về cách làm thay vì kết quả, hỏi dồn không báo trước, và theo dõi mọi người chặt như nhau bất kể ai đã quen việc. Cách tránh là hẹn trước những mốc xem lại ngay từ lúc giao, và chỉnh mức theo dõi theo độ quen việc của từng người.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Người quản lý luôn kẹt giữa hai nỗi sợ: buông quá thì việc hỏng tới phút cuối mới biết, nắm quá thì nhân viên thấy mình bị soi. Hôm nay mình nói về cái khoảng ở giữa.
Theo dõi và soi mói khác nhau ở chỗ nào?
Nhìn từ bên ngoài, hai thứ này giống nhau: đều là sếp hỏi về việc. Nhưng người được hỏi cảm nhận rất khác, và sự khác nằm ở ba chỗ.
Thứ nhất là hỏi cái gì. Theo dõi là hỏi về kết quả và vướng mắc: tới đâu rồi, có gì kẹt không. Soi mói là hỏi về cách làm: sao em làm bảng này mà không làm bảng kia, sao em gọi khách lúc sáng mà không gọi lúc chiều.
Thứ hai là có hẹn trước hay không. Khi hai bên đã thống nhất thứ tư mình xem bản nháp, thì thứ tư bạn hỏi là chuyện bình thường. Khi không hẹn gì mà sếp cứ vài giờ lại nhắn một lần, người ta thấy mình không được tin.
Thứ ba là mức theo dõi có hợp với người đó không. Hỏi kỹ một người mới vào là giúp đỡ. Hỏi kỹ như vậy với một người đã làm việc đó năm năm là xúc phạm.
Hẹn mốc xem lại ngay từ lúc giao việc
Cách đơn giản nhất để theo dõi mà không soi là hẹn mốc từ đầu. Khi giao một việc kéo dài một tuần, hãy nói luôn: thứ ba em cho anh xem khung, thứ năm xem bản gần hoàn chỉnh. Ngoài hai mốc đó, em cứ làm, cần gì thì hỏi.
Mốc hẹn trước có hai tác dụng. Nhân viên biết khi nào mình sẽ được xem, nên không phải lo sếp nhảy vào bất cứ lúc nào. Và bạn cũng có chỗ để yên tâm, không phải hỏi dồn vì sốt ruột.
Mốc đầu tiên nên đến sớm, khi việc mới làm được khoảng một phần năm. Đó là lúc sửa hướng còn rẻ. Rất nhiều việc hỏng không phải vì làm dở mà vì đi sai hướng từ đầu, và phát hiện ra ở mốc cuối thì đã muộn.
Nếu bạn cần xem ngoài mốc hẹn vì có lý do chính đáng, như khách đổi yêu cầu, hãy nói rõ lý do. Anh hỏi sớm vì khách vừa gọi, không phải vì lo em làm chậm.
Chỉnh mức theo dõi theo độ quen việc của từng người
Cùng một việc, mức theo dõi phù hợp với mỗi người khác nhau. Người lần đầu làm cần mốc dày, có khi mỗi ngày một lần. Người đã làm vài lần cần mốc thưa hơn. Người thạo việc chỉ cần biết hạn và báo khi xong.
Điều quan trọng là nói ra mức đó với họ, và nói luôn rằng nó sẽ thay đổi. Việc này em mới làm lần đầu nên mình hẹn xem nhiều hơn chút, lần sau em quen rồi thì anh để em tự chạy. Câu này làm người mới không cảm thấy bị nghi ngờ, mà thấy có lộ trình.
Cái bẫy là giữ mức theo dõi của lần đầu mãi mãi. Nhiều quản lý quen hỏi kỹ một người từ hồi họ mới vào, rồi hai năm sau vẫn hỏi như vậy. Người đó đã giỏi lên từ lâu, và họ cảm thấy bị giữ lại.
Ngược lại cũng có cái bẫy thả tay với người thạo việc ở một việc hoàn toàn mới. Giỏi bán hàng không có nghĩa là giỏi làm báo cáo tài chính. Mức theo dõi đi theo việc, không đi theo người.
Hỏi thế nào để nhân viên kể thật về vướng mắc?
Câu hỏi xong chưa em chỉ có hai đáp án, và nếu chưa xong thì người ta thấy như bị bắt lỗi. Câu hỏi có gì anh giúp được không nghe tử tế hơn nhưng thường nhận về câu dạ không sao anh.
Mình thấy hiệu quả hơn là hỏi cụ thể về phần khó nhất: phần nào trong việc này đang làm em mất nhiều thời gian nhất. Câu này thừa nhận rằng việc nào cũng có chỗ khó, nên người ta dễ nói ra.
Khi họ kể về vướng mắc, đừng nhảy vào giải hộ ngay. Hỏi thêm em đang định xử lý thế nào. Nếu cách của họ ổn, hãy để họ làm. Nếu chưa ổn, gợi ý một hướng, rồi lùi lại.
Và khi người ta báo sớm một vấn đề, hãy cảm ơn thật lòng, dù tin đó làm bạn lo. Nếu báo sớm mà bị trách, lần sau họ sẽ giấu tới phút chót.
Khi nào thì phải can thiệp dù đã hứa để yên?
Có những lúc bạn phải bước vào dù chưa tới mốc hẹn. Khi việc sắp gây thiệt hại cho khách hay cho người khác. Khi bạn biết một thông tin mới mà người làm chưa biết. Khi người làm rõ ràng đang kẹt mà không nói.
Can thiệp không có nghĩa là lấy việc về làm. Hãy nói rõ vì sao bạn bước vào, chỉnh lại hướng, và trả việc lại cho họ nếu có thể. Lấy hẳn việc về chỉ nên là lựa chọn cuối, vì nó để lại cảm giác thất bại rất khó xoá.
Sau khi mọi chuyện qua, hãy ngồi lại với người đó một lúc. Nói về chuyện gì đã xảy ra, lần sau hai bên làm gì để phát hiện sớm hơn. Có khi lỗi nằm ở chỗ bạn đặt mốc quá thưa, chứ không phải ở họ.
Theo dõi tốt thì cuối cùng người ta sẽ tự báo cho bạn trước khi bạn kịp hỏi. Khi điều đó xảy ra thường xuyên, bạn biết mình đã tìm được đúng mức.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý vi mô là gì?
Là kiểu quản lý can thiệp vào từng chi tiết nhỏ của việc đã giao, kiểm tra liên tục và quyết thay cả những việc người làm tự quyết được. Nó làm nhân viên mất động lực và làm quản lý kiệt sức.
Nhân viên phàn nàn bị theo dõi quá chặt thì làm gì?
Cảm ơn vì họ nói thẳng, hỏi họ cụ thể phần nào thấy bị soi nhất, và cùng thống nhất lại các mốc. Nếu có lý do bạn cần theo dõi kỹ ở việc đó, hãy giải thích.
Làm việc từ xa có cần theo dõi chặt hơn không?
Không cần chặt hơn, nhưng cần rõ ràng hơn. Mốc hẹn và thế nào là xong phải được viết ra, vì không có cơ hội nhìn thấy nhau làm việc hằng ngày.
Có nên dùng phần mềm theo dõi thời gian làm việc của nhân viên?
Theo dõi kết quả thường hữu ích hơn theo dõi thời gian ngồi máy. Nếu công ty có dùng công cụ nào, hãy minh bạch với nhân viên và tránh dùng nó để soi đời tư.
Người quản lý hay lo lắng có dễ thành soi mói không?
Có, vì hỏi dồn là cách người lo lắng tự trấn an. Hẹn mốc từ đầu giúp chính bạn bớt lo, vì bạn biết khi nào mình sẽ được xem.
