Nên giao việc khó cho người chưa từng làm, với điều kiện cái giá của sai sót còn chịu được, người đó có nền tảng gần với việc mới, và bạn có thời gian kèm. Cách làm là chia việc thành từng bậc, đặt lưới đỡ ở chỗ nguy hiểm nhất, và nói trước với họ rằng sai là một phần của việc học.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Nếu việc khó lúc nào cũng rơi vào tay người đã từng làm, nhóm của bạn sẽ mãi chỉ có một hai người làm được, và bạn sẽ khổ vào đúng tuần họ nghỉ phép. Tập này nói về việc dám giao, và giao sao cho an toàn.
Vì sao người quản lý ngại giao việc khó cho người mới?
Lý do dễ hiểu nhất là sợ hỏng. Giao cho người đã làm thì chắc ăn, giao cho người chưa làm thì có rủi ro, và khi hỏng thì người bị hỏi là bạn.
Lý do thứ hai ít ai nói ra: giao cho người mới tốn thời gian của chính mình. Phải giải thích, phải kèm, phải xem lại. Trong một tuần bận, con đường ngắn nhất luôn là đưa cho người quen tay.
Nhưng mỗi lần chọn con đường ngắn, bạn đang dồn thêm việc lên một vài người. Họ mệt dần, những người còn lại thì không bao giờ có cơ hội lớn lên. Tới một ngày người quen tay nghỉ việc, cả nhóm mới nhận ra không ai khác làm được.
Một chị quản lý nhà hàng kể với mình rằng suốt hai năm chỉ có một anh bếp phó biết lên thực đơn tiệc cưới. Anh xin nghỉ đúng mùa cưới, và chị phải tự làm hết trong khi vẫn quản lý cả nhà hàng. Từ đó chị luôn có ít nhất hai người biết làm mỗi việc quan trọng.
Chọn ai để giao việc mới khó?
Không phải ai cũng hợp để nhận việc khó ngay. Hãy tìm người có nền tảng gần với việc đó. Người đã quen chăm sóc khách sẽ dễ học cách xử lý khiếu nại lớn hơn người chỉ quen nhập liệu.
Tiếp theo là thái độ khi gặp chuyện không biết. Có người không biết thì hỏi, có người không biết thì im lặng làm theo cách đoán. Người thứ nhất an toàn hơn nhiều để giao việc mới, vì họ sẽ báo cho bạn trước khi mọi chuyện đi quá xa.
Và hãy hỏi họ có muốn không. Nghe thì hiển nhiên, nhưng nhiều quản lý giao việc thử thách như một món quà mà không hỏi. Có người đang lo chuyện nhà, có người đang muốn đi sâu vào một hướng khác. Việc khó giao cho người không muốn thì thành gánh nặng.
Khi hỏi, hãy nói rõ vì sao bạn nghĩ tới họ. Anh thấy em xử lý mấy khách khó tháng rồi rất bình tĩnh, nên anh muốn em thử việc này. Câu nói đó cho họ biết bạn đã để ý, và cho họ thêm tự tin để nhận.
Chia việc khó thành từng bậc để người mới leo
Đừng giao nguyên một việc lớn cho người chưa làm bao giờ. Hãy chia thành những bậc nhỏ, mỗi bậc có một kết quả nhìn thấy được.
Bậc đầu tiên thường là quan sát: cho họ ngồi cùng khi bạn hay người thạo việc làm. Bậc thứ hai là làm cùng: họ làm, người thạo việc ngồi cạnh. Bậc thứ ba là làm một mình nhưng có người xem lại trước khi gửi đi. Bậc cuối cùng mới là làm hẳn một mình.
Mỗi người leo bậc với tốc độ khác nhau. Có người qua bậc hai sau một lần, có người cần bốn năm lần. Đừng ép theo lịch, hãy nhìn kết quả từng bậc.
Cách chia bậc này nghe chậm, nhưng thực tế thường nhanh hơn so với giao hẳn rồi phải gỡ một đống việc hỏng. Và người được leo từng bậc sẽ tự tin hơn nhiều so với người bị ném vào chỗ sâu.
Đặt lưới đỡ ở chỗ nguy hiểm nhất
Trong việc nào cũng có những chỗ mà sai thì sửa được, và những chỗ mà sai thì mất khách, mất tiền, hay nguy hiểm cho người. Hãy chỉ rõ cho người mới đâu là những chỗ đó.
Ở những chỗ sửa được, để họ tự làm, kể cả sai. Đó là nơi học. Ở những chỗ không sửa được, đặt một lưới đỡ: một bước duyệt, một người xem lại, một giới hạn quyền.
Ví dụ khi giao cho một nhân viên lần đầu đàm phán với nhà cung cấp, bạn có thể để họ tự trao đổi mọi chi tiết, nhưng mọi con số cuối cùng phải được bạn xem trước khi ký. Họ vẫn học được cả quá trình, còn công ty không bị rủi ro lớn.
Với những việc liên quan tới an toàn, như vận hành máy hay xe nâng, lưới đỡ phải chặt hơn nhiều, và phải theo đúng quy định an toàn của nơi làm việc. Ở đó không có chỗ cho chuyện cứ thử đi rồi học.
Nói gì trước khi người mới bắt tay vào việc khó?
Trước khi họ bắt đầu, hãy nói thẳng rằng sai là chuyện bình thường, và bạn đã tính trước điều đó. Việc này em làm lần đầu, anh không mong nó hoàn hảo. Chỗ nào em thấy không chắc thì hỏi, hỏi nhiều cũng được.
Nói rõ bạn sẽ ở đâu khi họ cần. Chiều nay anh ở văn phòng, có gì em nhắn. Người làm việc mới hay lo nhất là lúc gặp chuyện mà không biết hỏi ai.
Sau khi xong, dù kết quả thế nào, hãy ngồi lại với họ vài phút. Hỏi em thấy phần nào khó nhất, lần sau em sẽ làm khác gì. Đừng bắt đầu bằng những lỗi bạn thấy, hãy để họ tự nói trước.
Người được giao việc khó và được đỡ đúng lúc thường nhớ khoảnh khắc đó rất lâu. Đó cũng là lúc họ bắt đầu nghĩ về công việc như một con đường, chứ không chỉ là một chỗ làm.
Câu hỏi thường gặp
Nếu người mới làm hỏng việc khó thì ai chịu trách nhiệm?
Người quản lý chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng, vì bạn là người quyết định giao. Bên trong nhóm, hãy cùng người làm nhìn lại để rút kinh nghiệm, không đổ lỗi.
Giao việc khó có nên đi kèm tăng lương?
Không nhất thiết ngay lúc giao. Nhưng nếu người đó làm tốt việc mới một cách ổn định, đó là căn cứ quan trọng để đề xuất điều chỉnh vào kỳ xét lương.
Người thạo việc có khó chịu khi mình giao việc đó cho người khác không?
Đôi khi có, vì họ thấy như mất vị trí. Hãy mời họ làm người kèm, và nói rõ bạn đang giải phóng họ để làm những việc lớn hơn.
Bao lâu thì nên để người mới làm việc khó một mình?
Khi họ đã làm vài lần có người xem lại mà không còn lỗi lớn, và chính họ nói rằng thấy tự tin. Nếu họ vẫn lo, cho thêm một hai lần có người xem cũng không sao.
Có nên giao việc khó cho người đang có thành tích kém?
Đôi khi thành tích kém vì họ chán việc lặp lại, và việc mới làm họ sống lại. Nhưng hãy xem kỹ lý do trước, và giữ rủi ro ở mức thấp.
