Muốn nhân viên hiểu đúng ngay lần đầu, khi giao việc hãy nói rõ bốn điều: việc này để làm gì, thế nào thì gọi là xong, khi nào cần, và họ được tự quyết tới đâu. Sau đó nhờ họ nói lại theo cách hiểu của họ. Bước cuối cùng này mất một phút nhưng cứu được rất nhiều ngày làm lại.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Gần như người quản lý nào cũng từng có cảm giác mình đã nói rõ lắm rồi mà sao người ta vẫn làm khác. Phần lớn thời gian, vấn đề không nằm ở người nghe. Tập này mình kể cách giao việc mà mình đã phải học qua nhiều lần làm hỏng.
Vì sao việc mình thấy đã nói rõ lại bị hiểu sai?
Khi giao việc, trong đầu bạn có sẵn cả một bức tranh: vì sao cần việc này, ai sẽ dùng kết quả, lần trước làm hỏng ở đâu. Nhưng bạn chỉ nói ra một câu ngắn. Người nghe nhận câu ngắn đó và tự vẽ bức tranh của họ.
Ví dụ câu làm giúp anh bản báo giá cho khách hàng hôm qua. Bạn nghĩ tới một bản báo giá gọn, có ba phương án, gửi được ngay. Nhân viên nghĩ tới mẫu báo giá cũ, một phương án, chờ bạn duyệt. Không ai sai, chỉ là hai bức tranh khác nhau.
Người quản lý càng giỏi chuyên môn càng dễ mắc lỗi này, vì những điều họ thấy hiển nhiên thì người mới không hề thấy.
Nên thay vì trách người ta hiểu sai, hãy xem việc giao việc là việc của bạn phải làm cho đủ. Nói thêm một phút lúc giao rẻ hơn nhiều so với làm lại hai ngày lúc nộp.
Bốn điều cần nói khi giao một việc
Điều thứ nhất là mục đích. Việc này để làm gì, ai sẽ dùng kết quả. Khi người ta biết mục đích, họ tự quyết đúng được những chi tiết bạn chưa kịp dặn. Biết bản báo giá để gửi cho một khách đang so sánh ba nhà cung cấp, nhân viên sẽ tự biết phải làm cho gọn và nổi bật điểm khác.
Điều thứ hai là thế nào thì gọi là xong. Đây là điều bị bỏ qua nhiều nhất. Xong là có bản nháp để bạn xem, hay xong là đã gửi cho khách? Xong là đúng về số liệu, hay còn phải đẹp về hình thức? Nói ra một câu cụ thể, như xong là anh đọc một lượt thấy gửi được ngay.
Điều thứ ba là khi nào cần, và vì sao lại cần lúc đó. Hạn chót có lý do thì người ta tôn trọng hơn hạn chót chỉ là một con số.
Điều thứ tư là quyền tự quyết. Em cứ làm rồi gửi luôn, hay làm xong đưa anh xem trước, hay gặp chỗ nào không chắc thì hỏi anh. Nói rõ điều này giúp người ta không phải đoán, và không bị trách vì tự quyết quá tay hoặc hỏi quá nhiều.
Nhờ nhân viên nói lại mà không làm họ thấy bị coi thường
Câu hỏi em hiểu chưa gần như vô dụng. Ai cũng trả lời là hiểu rồi, vì không ai muốn tỏ ra chậm hiểu trước mặt sếp, nhất là ở môi trường người ta hay giữ thể diện.
Thay vào đó, hãy nhờ họ nói lại, nhưng đặt trách nhiệm về phía mình. Mình hay nói: anh hay nói lộn xộn, em nói lại cho anh nghe em sẽ làm thế nào để anh chắc là mình nói đủ. Câu đó làm người nghe thấy thoải mái vì người đang bị kiểm tra là bạn, không phải họ.
Khi họ nói lại, đừng ngắt lời. Nghe hết rồi mới chỉnh. Thường chỉ qua một lần nói lại, bạn sẽ phát hiện ra một hai chỗ hiểu lệch mà nếu để tới lúc nộp thì đã quá muộn.
Với việc lớn, có thể nhờ họ ghi lại vài dòng rồi gửi cho bạn. Bản ghi đó vừa là cách kiểm tra, vừa là thứ để hai bên nhìn lại khi có hiểu lầm sau này.
Những lỗi giao việc hay gặp và cách sửa
Lỗi thứ nhất là giao việc lúc đang vội, trên hành lang hay qua một câu nhắn trong lúc họp. Việc quan trọng thì dành năm phút ngồi xuống, dù chỉ năm phút.
Lỗi thứ hai là giao cách làm thay vì giao kết quả. Bạn liệt kê từng bước, và người ta làm đúng từng bước mà kết quả vẫn không như ý, vì bạn quên một bước. Hãy giao kết quả, nói những điểm cần tránh, rồi để họ tự tìm cách.
Lỗi thứ ba là giao cùng một việc cho hai người mà không nói cho cả hai biết. Chuyện này xảy ra nhiều hơn bạn nghĩ, nhất là khi sếp sốt ruột. Kết quả là hai người làm trùng, và một người sẽ thấy công sức mình bị vứt đi.
Lỗi thứ tư là đổi yêu cầu giữa chừng mà không nói rõ là đã đổi. Nếu phải đổi, hãy nói thẳng: anh đổi ý, lỗi ở anh, giờ mình làm theo hướng này. Nhận lỗi rõ ràng giúp người ta không nghĩ rằng mình đã hiểu sai từ đầu.
Giao việc cho người làm ca, làm xưởng thì khác gì?
Ở xưởng, cửa hàng hay nhà hàng, người ta ít có thời gian ngồi nghe giao việc. Việc thường được giao đứng, trong vài phút đầu ca, giữa tiếng máy và tiếng khách.
Ở đó, mình thấy cách hiệu quả nhất là chỉ tận nơi. Thay vì nói lô hàng này đóng thùng loại lớn, hãy cầm một thùng mẫu đặt lên bàn. Thay vì nói bàn tiệc này bày theo kiểu hôm trước, hãy bày một chỗ làm mẫu.
Mục đích vẫn cần nói, dù ngắn. Lô này đi tỉnh xa, đường xóc, nên chèn kỹ. Một câu thôi là người ta biết phải cẩn thận ở đâu.
Và với người làm ca, hãy chắc chắn rằng việc giao cho ca này thì ca sau cũng biết, nếu việc kéo dài. Việc rơi giữa hai ca là một trong những chỗ rò rỉ lớn nhất ở những nơi làm theo ca.
Câu hỏi thường gặp
Có nên giao việc bằng văn bản thay vì nói miệng?
Việc đơn giản thì nói miệng là đủ. Việc phức tạp, nhiều chi tiết hay kéo dài nhiều ngày thì nên có vài dòng viết lại sau khi nói, để hai bên cùng nhìn vào một chỗ.
Nhân viên không hỏi lại gì khi được giao việc có phải là họ đã hiểu?
Không hẳn. Nhiều người ngại hỏi vì sợ bị đánh giá. Cách chắc hơn là nhờ họ nói lại cách họ định làm, hoặc hẹn một lần xem nhanh bản nháp sớm.
Giao việc cho nhân viên mới khác gì nhân viên lâu năm?
Với người mới, nói kỹ hơn về thế nào là xong và hẹn xem giữa chừng. Với người lâu năm, chủ yếu nói mục đích và hạn, để họ tự quyết phần còn lại.
Có nên giao việc vào cuối ngày thứ sáu?
Tránh nếu được, vì người ta dễ nghĩ về nó suốt cuối tuần hoặc quên mất tới thứ hai. Nếu buộc phải giao, hãy nói rõ đầu tuần sau mới cần bắt đầu.
Làm sao giao việc khi chính mình cũng chưa rõ kết quả mong muốn?
Nói thật điều đó và giao theo từng bước nhỏ, như tìm hiểu trước rồi hai bên cùng quyết hướng. Giả vờ biết rõ rồi đổi liên tục sẽ làm người nhận việc mệt mỏi hơn nhiều.
