Chuẩn bị người thay mình giúp nhóm không đứng hình mỗi khi bạn vắng, và cũng là điều kiện để chính bạn được giao những việc lớn hơn. Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê những gì chỉ mình biết, chọn một hai người, chuyển dần từng mảng cho họ, và để họ đứng thay mỗi khi bạn nghỉ.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Nhiều quản lý tự hào vì mình không thể thiếu. Nhóm không có mình là rối. Nhưng đó thật ra là dấu hiệu mình chưa làm tròn một phần quan trọng của nghề. Tập này nói về phần đó.
Vì sao nhiều quản lý né việc chuẩn bị người thay?
Lý do đầu tiên, ít ai nói ra: sợ bị thay thật. Nếu có người làm được việc của mình, công ty có còn cần mình không.
Thật ra điều ngược lại hay xảy ra hơn. Quản lý không ai thay được thì khó được đề bạt, vì cấp trên không biết lấy ai vào chỗ trống. Người có sẵn người kế cận thì dễ được giao việc lớn hơn, vì chuyển đi không để lại lỗ hổng.
Lý do thứ hai là bận. Chuẩn bị người thay mất thời gian, và luôn có việc gấp hơn. Nên việc này cứ bị dời, tới lúc bạn ốm một tuần hay có việc gia đình đột xuất thì mới thấy.
Lý do thứ ba là tin rằng không ai làm tốt bằng mình. Có thể đúng, lúc đầu. Nhưng người khác chỉ làm tốt được khi có cơ hội làm.
Liệt kê những gì chỉ mình biết
Bước đầu tiên là ngồi xuống liệt kê những việc mà nếu mai bạn vắng, không ai trong nhóm làm được. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên vì danh sách dài hơn tưởng.
Có những việc rõ ràng như duyệt đơn hàng lớn, làm báo cáo cho cấp trên. Có những việc ngầm hơn: bạn là người duy nhất biết khách này thích được gọi vào giờ nào, biết mật khẩu một tài khoản quan trọng, biết người nào ở phòng kế toán xử lý nhanh nhất.
Những việc ngầm đó thường là chỗ nhóm vấp nhất khi bạn vắng. Ghi hết lại, kể cả những điều bạn thấy vặt.
Nhiều quản lý làm bài tập này xong mới giật mình vì thấy mình đang là điểm nghẽn ở rất nhiều chỗ. Đừng tự trách. Danh sách đó không phải là bản cáo trạng, mà là bản đồ cho những tháng tới.
Rồi chia danh sách thành hai loại: những việc có thể ghi lại thành hướng dẫn, và những việc cần phán đoán, phải học bằng làm. Loại thứ nhất có thể xử lý nhanh. Loại thứ hai mới là trọng tâm của việc chuẩn bị người.
Chọn người và chuyển dần từng mảng
Chọn một hai người có tố chất phù hợp, và nói chuyện với họ. Anh muốn em dần học những phần việc anh đang làm, để nhóm vững hơn và em có thêm cơ hội. Hỏi họ có muốn không.
Đừng chuyển hết một lúc. Chọn một mảng, đi qua các bước quen thuộc: họ xem bạn làm, làm cùng, làm có bạn xem lại, rồi tự làm. Xong mảng này mới sang mảng khác.
Bắt đầu từ những mảng ít rủi ro, như chủ trì cuộc họp nhóm hằng tuần, làm báo cáo nội bộ. Rồi mới tới những mảng khó hơn, như làm việc với khách lớn, xử lý xung đột.
Cho người đó xuất hiện trước những người quan trọng: giới thiệu với cấp trên, với các phòng khác, với khách hàng. Người thay mình mà không ai biết mặt thì khi bạn vắng, mọi người vẫn tìm bạn.
Để họ đứng thay khi bạn vắng
Cách tốt nhất để biết người thay đã sẵn sàng chưa là để họ thay thật. Mỗi lần bạn nghỉ phép, đi công tác, hãy giao cho họ đứng thay, và báo rõ cho cả nhóm và những người liên quan.
Trong thời gian vắng, cố gắng không can thiệp. Nếu mọi câu hỏi vẫn được chuyển tới điện thoại của bạn, người thay không học được gì, và nhóm vẫn nghĩ họ chỉ là người truyền lời.
Chỉ để lại một kênh cho chuyện thật sự khẩn cấp, và nói rõ thế nào là khẩn cấp. Mọi thứ còn lại, người thay tự quyết.
Khi quay lại, ngồi với họ, hỏi chuyện gì đã xảy ra, họ đã quyết thế nào, có gì khó. Ghi nhận những gì họ làm tốt, và đừng lật lại những quyết định hợp lý chỉ vì bạn sẽ làm khác. Nếu lật lại, lần sau họ sẽ không dám quyết.
Chuẩn bị người thay cũng là chuẩn bị cho chính mình
Khi có người thay được mình ở những việc thường ngày, bạn có thời gian cho những việc mà trước giờ luôn bị dời: nghĩ xa hơn, học thêm, làm những dự án lớn.
Bạn cũng được nghỉ thật. Nhiều quản lý chưa từng có một kỳ nghỉ không phải cầm điện thoại. Có người thay vững, bạn có thể tắt máy vài ngày mà yên tâm.
Và khi cơ hội mới đến, như một vị trí cao hơn, một dự án khác, bạn có thể nhận mà không lo nhóm cũ sụp đổ.
Một anh quản lý ca từng kể rằng anh mất hai năm để chuẩn bị người thay. Tuần anh được đề bạt lên quản lý cả xưởng, anh chuyển đi trong một ngày, và ca cũ vẫn chạy như chưa có gì thay đổi. Anh nói đó là điều làm anh tự hào nhất trong những năm làm quản lý ca.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói với người được chọn rằng họ là người kế cận?
Có thể nói bạn muốn giúp họ học thêm để làm được những việc lớn hơn, nhưng tránh hứa một chức vụ cụ thể khi chưa có quyết định chính thức.
Nhóm nhỏ ba bốn người có cần người thay không?
Càng cần, vì nhóm nhỏ ít người dự phòng. Ít nhất nên có một người làm được những việc quan trọng nhất khi bạn vắng.
Người được chuẩn bị bỏ đi thì sao?
Đó là rủi ro có thật, nên tốt nhất là chuẩn bị hai người, hoặc ghi lại đủ để người mới học lại nhanh. Và công sức bạn bỏ ra không mất, vì bạn đã giúp một người lớn lên.
Cấp trên không muốn mình chuẩn bị người thay thì làm sao?
Giải thích lợi ích với cấp trên: nhóm vững hơn khi bạn vắng, và có sẵn người khi cần mở rộng. Hiếm cấp trên nào phản đối khi được nói rõ.
Bao lâu thì có một người thay được mình?
Tuỳ công việc, thường từ vài tháng tới một hai năm cho những vai phức tạp. Bắt đầu càng sớm càng tốt, vì bạn không biết lúc nào sẽ cần.
