Với nhân viên hay nghỉ đột xuất vì chuyện nhà, hãy tách con người khỏi công việc: thông cảm thật lòng với hoàn cảnh của họ, nhưng cùng họ tìm cách để việc không bị rơi, như đổi ca, có người dự phòng, làm bù hay linh hoạt giờ giấc. Và nói rõ giới hạn khi ảnh hưởng tới nhóm đã quá lớn.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Con ốm lúc nửa đêm, mẹ già phải đi viện, nhà ngập sau trận mưa. Ở Việt Nam, rất nhiều người đi làm là trụ cột của cả gia đình, và gia đình không chờ giờ nghỉ. Tập này nói về cách người quản lý vừa tử tế vừa giữ được việc.
Hiểu hoàn cảnh trước khi đánh giá
Khi một nhân viên nghỉ đột xuất nhiều lần, phản ứng đầu tiên có thể là bực bội. Nhưng hãy tìm hiểu trước. Gặp riêng, hỏi nhẹ nhàng: dạo này em hay phải nghỉ, nhà có chuyện gì không, anh có giúp được gì không.
Thường bạn sẽ nghe một hoàn cảnh cụ thể: con nhỏ hay ốm vì mới đi nhà trẻ, bố mẹ ở quê đang bệnh, người nhà vừa mất việc. Hiểu hoàn cảnh giúp bạn tìm được cách hợp lý, thay vì chỉ nhắc nhở.
Đừng hỏi quá sâu. Bạn không cần biết chi tiết bệnh của mẹ họ, chỉ cần biết tình hình sẽ kéo dài bao lâu và họ cần gì.
Cũng nhớ rằng người ta thường ngại nói về chuyện nhà với sếp, sợ bị đánh giá là không ổn định. Nếu bạn là người mở lời trước, bằng sự quan tâm thật, họ sẽ nhẹ nhõm hơn nhiều.
Cùng tìm cách để việc không bị rơi
Thông cảm không có nghĩa là để việc bị bỏ trống. Hãy cùng nhân viên tìm những cách để công việc vẫn chạy khi họ phải vắng.
Có người dự phòng: một đồng nghiệp biết việc của họ đủ để thay trong vài ngày. Việc này tốt cho cả nhóm, không chỉ cho trường hợp này. Linh hoạt giờ: đến sớm về sớm, hay làm bù vào lúc khác nếu công việc cho phép. Đổi ca: với nơi làm theo ca, đổi với đồng nghiệp có thể giải quyết nhiều lần nghỉ đột xuất.
Có những việc có thể làm từ xa trong vài ngày, như trả lời khách, làm giấy tờ. Nếu tính chất công việc cho phép, đó là một lựa chọn.
Hãy thống nhất cách báo khi phải nghỉ: báo sớm nhất có thể, báo cho ai, những việc gấp nào cần bàn giao. Quy ước rõ giúp người vắng yên tâm và người ở lại không bị bất ngờ.
Công bằng với cả nhóm
Khi một người được linh hoạt, những người khác có thể thấy bất công, nhất là những người phải gánh thêm việc. Người quản lý phải để ý điều này.
Hãy áp dụng cùng nguyên tắc cho mọi người trong hoàn cảnh tương tự. Nếu người có con nhỏ được linh hoạt, người chăm cha mẹ ốm cũng nên được. Sự linh hoạt không nên phụ thuộc vào việc bạn có quý người đó hay không.
Ghi nhận những người đã gánh thêm việc. Một lời cảm ơn cụ thể, một ngày nghỉ bù khi có thể. Đừng để họ cảm thấy sự tử tế với người này được trả bằng sức của họ mà không ai thấy.
Không cần kể hoàn cảnh riêng của người vắng cho cả nhóm. Chỉ cần nói: bạn ấy đang có việc gia đình, mình hỗ trợ nhau một thời gian. Người ta thường sẵn lòng giúp khi thấy chính mình cũng sẽ được giúp nếu một ngày gặp chuyện.
Khi ảnh hưởng đã quá lớn
Có những lúc, dù đã thử mọi cách, việc nghỉ đột xuất vẫn ảnh hưởng nặng tới công việc và tới nhóm. Đó là lúc cần một cuộc nói chuyện thẳng thắn.
Hãy nói rõ những gì đang xảy ra, bằng sự việc, và thừa nhận hoàn cảnh. Anh biết em đang rất khó khăn với chuyện của mẹ. Nhưng tháng này em vắng nhiều ngày, và nhóm đang quá tải. Mình cần tìm một cách khác.
Có thể là tạm giảm khối lượng việc, chuyển sang vị trí ít yêu cầu có mặt đúng giờ, nghỉ phép dài hơn theo quy định, hoặc làm bán thời gian một thời gian. Tìm hiểu với bộ phận nhân sự những lựa chọn công ty có và những gì pháp luật lao động quy định.
Điều quan trọng là để người đó chọn trong những lựa chọn thật, thay vì để mọi thứ trôi tới lúc phải kỷ luật. Hầu hết người ta đều biết mình đang gây khó cho nhóm, và sẽ biết ơn khi được giúp tìm lối ra.
Xây nhóm chịu được những lúc vắng người
Chuyện nhân viên phải nghỉ đột xuất sẽ không bao giờ hết. Thay vì xử lý từng lần, hãy xây một nhóm chịu được những lúc vắng người.
Mỗi việc quan trọng có ít nhất hai người biết làm. Có ghi chép cơ bản về những việc định kỳ, để người thay có thể làm theo. Có quy ước báo nghỉ và bàn giao rõ ràng.
Một chị quản lý tiệm bánh nhỏ kể rằng từ khi chị cho mỗi người học thêm một vị trí khác, những lần ai đó phải nghỉ đột xuất không còn làm tiệm rối tung. Chị còn phát hiện có bạn làm quầy rất có tay nghề làm bánh.
Một nhóm như vậy không chỉ tốt cho người có hoàn cảnh khó. Nó tốt cho tất cả, kể cả chính bạn, vào ngày bạn cũng phải nghỉ vì chuyện nhà.
Câu hỏi thường gặp
Có nên yêu cầu giấy tờ khi nhân viên nghỉ vì người nhà ốm?
Tuỳ quy định công ty. Với những lần nghỉ ngắn, yêu cầu giấy tờ có thể làm người ta thấy bị nghi ngờ. Với nghỉ dài, giấy tờ có thể cần cho các chế độ theo quy định.
Nhân viên nghỉ đột xuất mà không báo thì làm sao?
Hỏi lý do, và thống nhất rõ quy ước báo nghỉ. Nếu lặp lại mà không có lý do hợp lý, đó là vấn đề kỷ luật cần xử lý theo nội quy.
Linh hoạt giờ có làm nhân viên khác đòi hỏi theo?
Có thể, và nếu hoàn cảnh tương tự thì họ cũng nên được xem xét. Đặt nguyên tắc chung rõ ràng giúp tránh cảm giác đặc ân.
Có được giảm lương khi nhân viên nghỉ nhiều?
Việc trả lương cho ngày nghỉ phụ thuộc vào loại phép, hợp đồng và quy định pháp luật. Hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc người có chuyên môn thay vì tự quyết.
Làm sao để nhân viên không ngại báo chuyện nhà?
Cho thấy bạn tôn trọng chuyện gia đình của mọi người, kể cả của chính bạn. Khi quản lý cũng nói về việc phải đưa con đi khám, người khác sẽ thấy nói ra là bình thường.
