Nhận lại một nhóm đang rối, hãy bắt đầu bằng việc chặn chỗ đang chảy máu, tức là những việc nếu để thêm một tuần sẽ gây hậu quả thật. Song song, gặp riêng từng người để hiểu chuyện gì đã xảy ra. Và dù nghe gì đi nữa, đừng chê quản lý cũ trước mặt nhóm.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Không phải ai lên quản lý cũng được nhận một nhóm êm ả. Có người nhận nhóm vừa mất sếp giữa chừng, có người nhận nhóm đang trễ hạn với khách, có người nhận nhóm mà một nửa đang tính nghỉ. Tập này dành cho bạn.
Tuần đầu: chặn chỗ đang chảy máu trước
Ở một nhóm đang rối, không phải mọi vấn đề đều gấp như nhau. Việc đầu tiên là tìm những thứ đang gây thiệt hại thật mỗi ngày: đơn hàng trễ với khách, lương thưởng chưa ai trả lời, một người đang gánh việc của ba người.
Hãy hỏi thẳng nhóm trong buổi gặp đầu tiên: có việc gì mà nếu tuần này không ai xử lý thì sẽ thành chuyện lớn. Thường mọi người biết rất rõ, chỉ là không có ai để nói.
Chọn một hai việc gấp nhất và tự mình đứng ra lo. Có thể là gọi cho khách để xin thêm thời gian, có thể là đi hỏi phòng nhân sự cho ra lẽ một khoản phụ cấp. Những việc này không cần giỏi quản lý, chỉ cần có người chịu trách nhiệm.
Mình nhận một nhóm bán hàng từng mất trưởng nhóm đột ngột, và việc đầu tiên mình làm không phải họp chiến lược mà là gọi lại cho tám khách hàng đang chờ báo giá. Cả nhóm thở ra được một hơi, và từ đó mới bắt đầu nói chuyện được.
Nghe từng người kể chuyện gì đã xảy ra
Sau tuần đầu, dành thời gian gặp riêng từng người. Ở nhóm đang rối, mỗi người có một phiên bản riêng về chuyện đã xảy ra, và phiên bản nào cũng có phần đúng.
Hãy hỏi nhẹ nhàng: theo anh chị, nhóm mình đang gặp khó ở đâu, và điều gì đã làm nó thành ra thế này. Đừng gật đầu đồng ý với những lời trách cứ nhắm vào ai đó, chỉ nghe và ghi.
Để ý những điều nhiều người cùng nhắc. Nếu năm người trên bảy người nói về một quy trình duyệt quá chậm, đó là vấn đề thật. Nếu chỉ một người nói về một đồng nghiệp lười, có thể đó là mâu thuẫn cá nhân, cần xem thêm.
Cũng để ý ai im lặng. Ở nhóm rối, người im lặng thường là người đã mệt và đang tính rời đi. Họ cần được hỏi thêm một lần, ở một chỗ thoải mái hơn.
Vì sao không nên chê quản lý cũ trước mặt nhóm?
Khi nhóm than phiền về người cũ, bạn sẽ bị cám dỗ đồng tình, vì nó giúp bạn được lòng họ nhanh. Đừng làm vậy.
Lý do thứ nhất: trong nhóm luôn có người từng quý quản lý cũ, và họ sẽ cảm thấy bị xúc phạm. Lý do thứ hai: nếu bạn dễ dàng chê người đi trước, nhóm sẽ nghĩ bạn cũng sẽ chê họ sau lưng. Lý do thứ ba: bạn chưa biết hết. Có thể người cũ bị ép bởi những điều kiện mà bạn sắp gặp.
Thay vào đó, hãy nói về tương lai. Những gì đã qua mình không đổi được, giờ mình cùng xem từ đây làm gì. Câu này vừa công nhận cảm xúc của nhóm, vừa không kéo bạn vào chuyện đổ lỗi.
Nếu có điều quản lý cũ làm tốt, hãy nói ra và giữ lại. Điều đó cho thấy bạn công bằng, và người từng quý sếp cũ sẽ dễ theo bạn hơn.
Giữ người giỏi trong lúc nhóm đang lung lay
Khi nhóm rối, người giỏi là người rời đi trước, vì họ có nhiều lựa chọn nhất. Mất một hai người chủ chốt trong vài tháng đầu có thể làm bạn mất luôn cơ hội sửa.
Hãy xác định sớm ai là người nhóm không thể thiếu, và gặp riêng họ thêm một lần nữa. Nói thật với họ rằng bạn cần họ, và hỏi điều gì sẽ khiến họ muốn ở lại thêm sáu tháng để cùng sửa.
Đừng hứa những gì bạn không chắc làm được, nhất là tăng lương hay thăng chức. Một lời hứa hụt lúc này tệ hơn không hứa gì. Những thứ bạn có thể hứa và làm được thường nhỏ hơn: bớt việc vặt cho họ, cho họ tiếng nói trong cách sửa nhóm, bảo vệ họ trước áp lực vô lý.
Nếu một người đã quyết đi, hãy để họ đi tử tế và xin họ bàn giao cho đàng hoàng. Nhóm còn lại sẽ nhìn cách bạn đối xử với người rời đi để đoán bạn sẽ đối xử với họ thế nào.
Dựng lại lòng tin từng bước trong vài tháng
Một nhóm đã rối thường mất lòng tin vào ba thứ: vào quản lý, vào công ty, và vào nhau. Không có buổi họp nào dựng lại được ngay cả ba.
Lòng tin với bạn đến từ việc nói là làm, từ những việc nhỏ nhất. Lòng tin với công ty đến khi bạn mang về được câu trả lời cho những câu hỏi treo lâu nay, kể cả câu trả lời là không. Một câu không rõ ràng còn tốt hơn nhiều tháng im lặng.
Lòng tin giữa các thành viên thì khó hơn. Hãy tạo những việc nhỏ cần hai ba người cùng làm, có kết quả nhanh. Khi người ta thấy nhau làm được, họ bắt đầu dựa vào nhau lại.
Sau khoảng ba tháng, hãy hỏi lại cả nhóm: so với lúc mình mới về, giờ anh chị thấy thế nào. Câu trả lời có thể chưa như bạn muốn, nhưng nếu nó đi đúng hướng, bạn đang làm đúng việc.
Câu hỏi thường gặp
Có nên liên lạc với quản lý cũ để hỏi chuyện nhóm không?
Nếu quan hệ cho phép, đó là nguồn thông tin quý. Hãy hỏi về công việc đang dở và những gì họ ước đã làm khác, nhưng đừng để những nhận xét của họ về từng người quyết định cách bạn nhìn nhóm.
Nhóm rối có nên được thay nhiều người mới không?
Hiếm khi là giải pháp đầu tiên. Thay người khi chưa hiểu vấn đề thường mang lại nhóm mới với vấn đề cũ. Hãy thử sửa cách làm việc trước, rồi mới xét tới con người.
Làm sao nói với cấp trên rằng nhóm tệ hơn mình tưởng?
Nói sớm, nói cụ thể, kèm kế hoạch. Mô tả những gì đang hỏng, cái nào bạn tự xử lý được, cái nào cần họ giúp. Cấp trên thường đón nhận tin xấu có kế hoạch tốt hơn tin tốt bị che.
Nhóm không tin quản lý mới vì đã đổi sếp nhiều lần thì sao?
Đừng cố thuyết phục bằng lời. Hãy làm vài việc nhỏ đúng hẹn và kiên nhẫn. Nhóm từng bị bỏ rơi nhiều lần cần nhiều thời gian hơn để tin rằng lần này khác.
Bao lâu thì một nhóm đang rối ổn định lại?
Không có con số chung, tuỳ mức độ rối và sự hỗ trợ từ trên. Dấu hiệu tốt là người ta bắt đầu nói chuyện công việc với nhau mà không cần bạn đứng giữa, và bớt nhắc về chuyện cũ.
