Khi công ty không đào tạo, bạn vẫn học làm quản lý được từ ba nguồn: một người quản lý đi trước để hỏi đều đặn, thói quen ghi lại và nhìn lại những tình huống mình đã xử lý, và đọc có chọn lọc, đúng vấn đề đang gặp. Trong ba nguồn đó, nguồn thứ hai rẻ nhất mà ít người làm nhất.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, quyết định đề bạt được ký vào sáng thứ hai và tới chiều bạn đã phải xử lý việc của cả nhóm. Không ai dạy, không có khoá học. Tập này dành cho bạn, người đang tự mò.
Tìm một người đi trước để hỏi định kỳ
Nguồn học nhanh nhất là một người đã làm quản lý vài năm, không phải cấp trên trực tiếp của bạn. Có thể là một trưởng phòng khác trong công ty, một người quen ở ngành khác, hay một sếp cũ bạn quý.
Không cần gọi là người hướng dẫn cho trang trọng. Chỉ cần hẹn cà phê mỗi tháng một lần, mang theo một hai tình huống cụ thể bạn đang lúng túng. Ví dụ: em có một bạn làm tốt nhưng hay trễ giờ, em nhắc hai lần rồi mà không đổi, anh sẽ làm gì.
Người đi trước hiếm khi cho bạn đáp án đúng, nhưng họ cho bạn câu hỏi mà bạn chưa nghĩ tới. Có lần mình hỏi một chị đi trước về một nhân viên hay cãi, chị chỉ hỏi lại một câu: bạn đó cãi về cái gì, hay cãi với ai. Câu đó làm mình nhìn khác hẳn.
Vì sao không nên hỏi cấp trên trực tiếp về mọi chuyện? Vì có những điều bạn cần nói ra cho thật mà không lo bị đánh giá, như việc bạn đang sợ hay đang làm sai. Với người ngoài, điều đó dễ hơn.
Ghi lại và nhìn lại tình huống của chính mình
Cách học rẻ nhất là một cuốn sổ. Mỗi khi xử lý một chuyện có chút khó, một cuộc góp ý, một mâu thuẫn, một lần giao việc hỏng, hãy ghi lại vài dòng: chuyện gì xảy ra, mình đã làm gì, kết quả thế nào, lần sau mình sẽ làm khác gì.
Nghe đơn giản nhưng nó biến mỗi tình huống thành một bài học có chủ đích. Người không ghi thì trải qua cùng một loại tình huống mười lần mà lần nào cũng xử lý như lần đầu.
Cuối tháng, đọc lại. Bạn sẽ thấy những mẫu lặp lại. Có thể bạn hay né nói thẳng với một kiểu người nào đó, hoặc hay quyết vội vào chiều thứ sáu khi đã mệt. Những điều đó chỉ lộ ra khi nhìn nhiều tình huống cùng lúc.
Một anh trưởng ca ở một nhà máy thực phẩm kể với mình rằng sau nửa năm ghi sổ, anh nhận ra hầu hết những lần anh nổi nóng đều rơi vào ca đêm cuối tuần. Anh đổi lịch để mình không trực ca đó liên tục nữa, và chuyện nổi nóng giảm hẳn.
Đọc gì và đọc thế nào cho có ích?
Sách về quản lý rất nhiều, và đọc lan man thì dễ ngợp. Mình khuyên đọc theo vấn đề: tuần này đang khổ vì góp ý, hãy tìm đúng một cuốn hay một chương về góp ý, đọc xong thử áp dụng ngay trong tuần.
Khi đọc, để ý bối cảnh của tác giả. Nhiều sách viết cho công ty lớn ở nước ngoài, nơi quy trình rõ ràng và nhân viên quen nói thẳng. Ở một xưởng nhỏ hay một cửa hàng gia đình ở Việt Nam, nhiều lời khuyên cần chỉnh lại cho hợp với cách người ta giữ thể diện và nể nang nhau.
Đừng đọc để tìm công thức. Đọc để có thêm từ ngữ gọi tên những gì bạn đang gặp. Có khi chỉ cần biết rằng điều mình đang gặp có tên, và nhiều người khác cũng gặp, là đã thấy nhẹ người.
Nghe podcast hay xem bài chia sẻ cũng được, nhưng hãy chọn người đã thật sự quản lý người, không chỉ người giỏi nói về quản lý.
Học từ chính nhân viên của mình
Nguồn học ít người nghĩ tới nhất là nhóm của bạn. Họ thấy bạn làm quản lý mỗi ngày, rõ hơn bất cứ ai.
Sau một cuộc họp, bạn có thể hỏi một người trong nhóm: em thấy buổi họp vừa rồi thế nào, có chỗ nào anh nói không rõ không. Sau khi giao một việc khó: cách anh giao hôm qua có đủ thông tin không, lần sau em muốn anh nói thêm gì.
Lúc đầu người ta sẽ nói mọi thứ đều ổn. Cứ hỏi tiếp, và quan trọng là khi họ góp ý thật, hãy cảm ơn và sửa ngay một điều nhỏ. Lần sau họ sẽ nói nhiều hơn.
Người quản lý nào chịu học từ cấp dưới thì học nhanh gấp nhiều lần, vì họ có cả một nhóm người quan sát mình mỗi ngày mà không mất đồng nào.
Lập một nhóm nhỏ những người cùng cấp
Nếu công ty có vài người cũng mới lên quản lý, hãy rủ nhau lập một nhóm nhỏ, gặp nhau mỗi tháng một lần. Không cần chương trình, mỗi người kể một tình huống, những người còn lại hỏi và góp ý.
Nhóm cùng cấp có một điểm hay: không ai là thầy, nên người ta dám kể cả những lần mình làm hỏng. Và vì cùng một công ty, bối cảnh giống nhau, lời khuyên thường dùng được ngay.
Chỉ cần một luật: chuyện kể trong nhóm thì giữ trong nhóm, và không bàn chuyện đời tư của nhân viên. Thiếu luật này, nhóm sẽ thành nơi nói xấu.
Học làm quản lý không có đích đến. Người quản lý hai mươi năm vẫn gặp tình huống mới. Điều khác biệt là họ có thói quen học từ mỗi tình huống, và thói quen đó bạn bắt đầu được ngay từ tuần này.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tự bỏ tiền học khoá quản lý bên ngoài?
Có thể, nếu khoá học có nhiều phần thực hành và tình huống. Trước khi đăng ký, hãy hỏi người đã học xem họ áp dụng được gì, và thử xin công ty hỗ trợ một phần vì đó cũng là lợi ích của công ty.
Người hướng dẫn nên là người trong hay ngoài công ty?
Mỗi bên có cái lợi. Người trong công ty hiểu bối cảnh, người ngoài giúp bạn dám nói thật. Nếu được, có cả hai là tốt nhất.
Sổ ghi chép quản lý nên giữ riêng hay chia sẻ?
Nên giữ riêng, vì trong đó có nhận xét về người khác. Nếu muốn chia sẻ một bài học, hãy kể lại mà bỏ đi chi tiết nhận ra được người trong cuộc.
Học quản lý mất bao lâu thì thấy tự tin?
Thường sau khoảng một năm, khi bạn đã gặp đủ các loại tình huống cơ bản một lần. Nhưng cảm giác chưa chắc chắn sẽ còn theo bạn lâu hơn, và đó là điều bình thường.
Làm sao xin cấp trên góp ý mà không tỏ ra yếu kém?
Hỏi cụ thể về một việc, thay vì hỏi chung chung em làm có ổn không. Câu hỏi cụ thể cho thấy bạn đang chủ động học, không phải đang cần được trấn an.
