Chín mươi ngày đầu làm quản lý, việc quan trọng nhất là nghe cho đủ trước khi sửa. Tháng đầu bạn gặp riêng từng người và hiểu công việc đang chạy thế nào, tháng thứ hai chọn một việc nhỏ làm cho xong, tháng thứ ba mới bắt đầu đặt nhịp làm việc của riêng mình. Suốt ba tháng đó, giữ thật đúng những lời hứa nhỏ.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Tập này dành cho người vừa nhận quyết định đề bạt, đang vừa mừng vừa lo, và có lẽ đã kịp nghĩ ra một danh sách dài những thứ muốn thay đổi ngay tuần đầu. Mình kể bạn nghe vì sao nên cất nó vào ngăn kéo thêm một thời gian.
Vì sao quản lý mới nên nghe nhiều hơn sửa trong tháng đầu?
Khi bạn mới nhận nhóm, mọi người chưa biết bạn là ai. Họ không nhìn vào lời bạn nói mà nhìn vào việc đầu tiên bạn làm. Nếu tuần đầu bạn đổi giờ họp, đổi cách báo cáo, đổi chỗ ngồi, thông điệp họ nhận được là: người mới này cho rằng mọi thứ trước đây đều sai.
Lý do thứ hai thực tế hơn. Rất nhiều thứ trông vô lý từ bên ngoài lại có nguyên do. Mình từng định bỏ một bước kiểm hàng thủ công mà mình thấy thừa, tới khi một chị thủ kho kể rằng bước đó sinh ra sau một lần giao nhầm lô hàng cho khách lớn, cả nhóm bị phạt.
Nghe không có nghĩa là im lặng hay thụ động. Chỉ là những thay đổi lớn về cách làm việc của cả nhóm thì hoãn lại, ghi vào sổ, kèm câu hỏi: mình đã hiểu vì sao nó đang như vậy chưa.
Một mẹo nhỏ: mỗi tối trong tháng đầu, ghi ba điều bạn thấy lạ trong ngày. Cuối tháng đọc lại, bạn sẽ thấy khoảng một nửa trong số đó giờ đã có lời giải thích hợp lý. Nửa còn lại mới là chỗ đáng để sửa.
Gặp riêng từng người khi mới nhận nhóm: nên hỏi gì?
Trong hai tuần đầu, hãy hẹn gặp riêng từng người trong nhóm, mỗi người khoảng ba mươi phút, ở chỗ họ thấy thoải mái.
Mình thường hỏi ba câu. Câu thứ nhất: anh chị thích điều gì trong công việc hiện tại và muốn giữ nguyên. Câu này cho họ biết bạn không đến để đập bỏ. Câu thứ hai: có điều gì làm anh chị mất thời gian vô ích hằng tuần không. Câu thứ ba: anh chị mong gì ở người quản lý, và điều gì người quản lý nên tránh.
Câu cuối nghe đơn giản nhưng hay nhận được câu trả lời thật lòng nhất. Có người nói em chỉ cần sếp đừng giao việc lúc mười giờ tối. Có người nói em muốn được biết vì sao mình làm việc này.
Ghi lại nguyên văn, và quan trọng hơn, làm được điều gì nhỏ từ những gì đã nghe thì làm ngay. Một mẫu báo cáo bỏ bớt được một cột, một nhóm tin nhắn bớt ồn. Người ta sẽ nhớ rằng nói với sếp mới là có tác dụng, và lần sau họ nói nhiều hơn.
Hỏi cấp trên cho rõ họ kỳ vọng gì ở mình
Nhiều quản lý mới chỉ lo nhìn xuống nhóm mà quên nhìn lên. Bạn được đề bạt vì ai đó tin bạn sẽ giải quyết một vấn đề. Vấn đề đó là gì thì nhiều khi chưa ai nói ra thành lời.
Hãy xin một buổi riêng với cấp trên trong tuần đầu và hỏi thẳng: sau ba tháng, anh chị nhìn vào đâu để thấy em làm tốt. Và sau một năm thì sao.
Cuộc nói chuyện này giúp bạn tránh một cái bẫy rất phổ biến: dồn hết sức vào thứ mình thấy quan trọng trong khi cấp trên đang chờ một thứ khác. Mình biết một anh trưởng nhóm bỏ ba tháng làm lại toàn bộ cách phân ca, cả nhóm hài lòng, nhưng cấp trên lại đang sốt ruột vì khách phàn nàn chậm trả lời. Anh không sai, chỉ là không hỏi.
Sau buổi đó, gửi lại một tin nhắn ngắn tóm những gì hai bên đã thống nhất.
Tháng thứ hai: chọn một thắng lợi nhỏ cho cả nhóm
Sau khoảng một tháng nghe, bạn sẽ có một danh sách những điều mọi người than phiền. Đừng chọn vấn đề lớn nhất. Hãy chọn vấn đề nhiều người cùng khó chịu, sửa được trong vài tuần, và không cần xin phép quá nhiều cấp.
Ví dụ ở một nhóm chăm sóc khách hàng mình từng nhận, ai cũng khó chịu vì mỗi lần cần hoàn tiền cho khách phải chờ một người duyệt ở phòng khác, có khi nửa ngày. Mình không đổi được quy định, nhưng xin được một mức nhỏ mà trưởng ca tự duyệt. Việc đó mất hai tuần thương lượng, và từ hôm đó cả nhóm nhìn mình khác hẳn.
Thắng lợi nhỏ có hai tác dụng. Nó cho nhóm thấy bạn nghe thật và làm thật. Và nó cho chính bạn thấy những cánh cửa nào trong công ty mở, cánh nào đóng, ai là người thật sự quyết.
Khi xong, hãy nói rõ ai đã góp ý tưởng. Người quản lý mới mà biết trả công cho nhóm thì lần sau nhóm sẽ góp ý nhiều hơn, chứ không ngồi chờ xem sếp định làm gì.
Tháng thứ ba: đặt nhịp làm việc của riêng mình
Đến tháng thứ ba, bạn đã có đủ hiểu biết để bắt đầu thay đổi cách nhóm làm việc. Giờ là lúc lấy lại cuốn sổ ghi những điều lạ, gạch bớt những gì đã hiểu, và chọn hai ba thứ thật sự đáng đổi.
Nhịp làm việc gồm những thứ lặp lại đều đặn: gặp riêng từng người bao lâu một lần, họp nhóm mấy lần một tuần, báo cáo cho cấp trên theo cách nào. Hãy nói rõ cho nhóm vì sao bạn chọn nhịp đó, và nói luôn là sau một tháng sẽ cùng xem lại.
Và suốt chín mươi ngày, có một việc không được lơ là: giữ lời hứa nhỏ. Hứa chiều nay gửi thì chiều nay gửi, hứa hỏi giúp chuyện ngày phép thì phải có câu trả lời. Niềm tin với một người quản lý mới không đến từ bài phát biểu, mà từ những lần nói là làm.
Cuối tháng thứ ba, thử tự hỏi: nếu mai mình nghỉ phép một tuần, nhóm có vận hành bình thường không, và họ có dám nhắn cho mình khi gặp chuyện không. Hai câu trả lời đó cho bạn biết ba tháng vừa rồi đã xây được gì.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý mới có nên tổ chức một buổi ra mắt với cả nhóm không?
Có, nhưng ngắn và nhẹ. Nói vài câu về cách bạn thích làm việc, nói rằng bạn sẽ gặp riêng từng người trong tuần tới, và đừng công bố kế hoạch thay đổi nào ở buổi đó.
Nhóm cũ có người không phục quản lý mới thì làm gì trong ba tháng đầu?
Đừng đối đầu công khai. Hãy gặp riêng người đó sớm, hỏi họ nghĩ gì về công việc và về việc bạn được đề bạt. Nhiều khi sự không phục chỉ là cảm giác bị bỏ qua, được nghe thật lòng thì dịu đi khá nhiều.
Quản lý mới có nên xin tài liệu đánh giá cũ của nhân viên để đọc trước không?
Đọc cũng được, nhưng nên gặp người thật trước rồi mới đọc. Đọc trước dễ khiến bạn nhìn người qua lăng kính của quản lý cũ, trong khi mỗi người xứng đáng có một khởi đầu mới với bạn.
Làm sao biết mình thay đổi quá nhanh?
Dấu hiệu dễ thấy là người ta bắt đầu hỏi nhau lại làm theo cách mới hả, và các cuộc họp nhiều câu hỏi về thủ tục hơn là về công việc. Khi đó hãy dừng, giữ nguyên những gì đã đổi, và để nhóm quen dần.
Ba tháng đầu làm quản lý có nên nhận thêm việc chuyên môn không?
Nên giữ lại một phần nhỏ để không mất tay nghề và hiểu công việc của nhóm, nhưng đừng nhận những việc có hạn chót gấp. Nếu cứ ôm việc chuyên môn gấp, bạn sẽ không còn thời gian cho việc quản lý, là thứ bạn được đề bạt để làm.
