Muốn nhân viên dám góp ý về chính mình, hãy hỏi cụ thể thay vì hỏi chung, hỏi một điều mình nên làm khác chứ đừng hỏi mình có tốt không, đón lời góp ý bằng lời cảm ơn thay vì thanh minh, và sửa một điều nhỏ thật nhanh để họ thấy nói ra là có tác dụng.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Càng lên cao, càng ít người nói thật với bạn. Không phải vì họ xấu, mà vì nói thật với sếp có rủi ro. Tập này nói về cách giảm rủi ro đó, để bạn nghe được những điều mà nếu không ai nói, bạn sẽ không bao giờ biết.
Vì sao nhân viên ngại góp ý cho sếp?
Ở phần lớn nơi làm việc Việt Nam, góp ý cho người trên là chuyện nhạy cảm. Người ta lo bị cho là hỗn, lo sếp để bụng, lo ảnh hưởng tới đánh giá cuối năm.
Kể cả khi sếp nói rất cởi mở, anh muốn nghe góp ý, nhân viên vẫn chưa tin. Vì họ đã từng thấy, ở đây hay ở chỗ cũ, người góp ý thật bị đối xử khác đi.
Nên câu hỏi mọi người có góp ý gì cho anh không, hỏi giữa cuộc họp, gần như luôn nhận về im lặng hoặc dạ không có gì anh ạ.
Muốn nghe thật, bạn phải làm cho việc nói thật trở nên dễ và an toàn. Điều đó cần thời gian, và bắt đầu từ cách bạn hỏi.
Cũng nên thừa nhận một điều: người quản lý ít được góp ý thường tưởng mình đang làm tốt. Sự im lặng của nhóm không phải là lời khen. Nó thường chỉ có nghĩa là chưa ai thấy đủ an toàn để nói.
Hỏi cụ thể, hỏi điều nên làm khác
Câu hỏi anh có điểm nào cần cải thiện không quá rộng và quá nặng. Người nghe phải tự tìm ra một lỗi của sếp và nói ra, rất khó.
Hãy hỏi cụ thể về một việc. Cuộc họp vừa rồi anh chủ trì, có chỗ nào em thấy anh làm khác thì tốt hơn không. Cách anh giao việc tuần trước có đủ rõ không. Câu hỏi nhỏ, về một sự việc gần, dễ trả lời hơn nhiều.
Hỏi theo hướng làm khác, không phải theo hướng lỗi. Một điều em mong anh làm nhiều hơn, và một điều em mong anh làm ít đi. Câu hỏi này cho người nghe một khung dễ nói, và không bắt họ phải phán xét bạn.
Hỏi riêng, trong buổi gặp một kèm một, không hỏi trước cả nhóm. Và hỏi đều đặn, để nó thành chuyện bình thường, không phải một sự kiện đặc biệt làm người ta căng thẳng.
Đón lời góp ý: cảm ơn, đừng thanh minh
Khoảnh khắc quyết định là khi người ta nói ra lần đầu. Phản ứng của bạn lúc đó quyết định họ có nói lần thứ hai không.
Phản xạ tự nhiên là giải thích: à, anh làm vậy là vì. Dù lời giải thích đúng, người nghe sẽ hiểu là bạn đang bảo vệ mình, và góp ý là vô ích.
Hãy chỉ nói cảm ơn, và hỏi thêm để hiểu. Cảm ơn em đã nói thẳng. Em kể thêm cho anh một lần cụ thể được không. Nghe hết, ghi lại. Lời giải thích nếu cần, để lần khác.
Kể cả khi góp ý không đúng hoàn toàn, vẫn có phần đáng nghe. Mình từng được một bạn nhân viên nói rằng anh hay nhắn tin lúc khuya làm em mất ngủ. Mình định giải thích là không bắt ai trả lời, nhưng dừng lại. Bạn ấy nói đúng: nhận tin nhắn của sếp lúc khuya thì ai cũng lo, dù không phải trả lời.
Sửa một điều nhỏ, thật nhanh
Sau khi nghe góp ý, hãy chọn một điều bạn có thể sửa ngay, và sửa trong tuần đó. Điều nhỏ cũng được: không nhắn tin sau chín giờ tối nữa, gửi chương trình họp trước một ngày.
Rồi nói ra. Tuần trước em góp ý chuyện tin nhắn khuya, anh đã đổi rồi, từ giờ anh hẹn giờ gửi vào sáng hôm sau. Câu đó cho người góp ý thấy họ đã tạo ra thay đổi, và cho cả nhóm thấy góp ý với sếp là có tác dụng.
Những góp ý lớn hơn, cần thời gian, hãy nói rõ bạn đang làm gì với nó. Em góp ý anh hay quyết vội, anh đang tập hỏi ý mọi người trước. Nếu thấy anh quên, em nhắc anh.
Không phải góp ý nào cũng làm theo được. Với những điều bạn không đồng ý hoặc không làm được, hãy nói thật và giải thích. Người ta chấp nhận được lời từ chối có lý do, nhưng không chấp nhận được sự im lặng.
Khi nào dùng góp ý ẩn danh?
Góp ý ẩn danh, như phiếu khảo sát không ghi tên, có thể giúp nghe được những điều người ta chưa dám nói trực tiếp, nhất là khi bạn mới làm quản lý hoặc nhóm đông.
Nhưng nó có giới hạn. Góp ý ẩn danh thường chung chung, khó hỏi thêm để hiểu. Và nếu nhóm nhỏ, người ta vẫn lo bị đoán ra.
Hãy dùng ẩn danh như bước khởi đầu, không phải cách lâu dài. Sau khi nhận kết quả, chia sẻ lại với nhóm những gì bạn đã nghe và sẽ làm. Điều đó xây niềm tin để lần sau người ta nói trực tiếp.
Mục tiêu cuối cùng là một nhóm mà góp ý cho sếp là chuyện bình thường, nói thẳng, không cần giấu tên. Tới được đó thường mất cả năm, nhưng đó là một trong những thứ đáng xây nhất.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên xin góp ý từ nhân viên một lần?
Có thể hỏi ngắn trong mỗi buổi gặp riêng, và một lần kỹ hơn mỗi vài tháng. Hỏi đều giúp việc góp ý trở thành chuyện bình thường.
Góp ý của nhân viên làm mình tổn thương thì làm sao?
Cảm xúc đó bình thường. Đừng phản ứng ngay, cảm ơn và để qua một hai ngày rồi đọc lại. Thường khi bình tĩnh, bạn sẽ thấy phần đáng nghe.
Nhân viên chỉ khen không góp ý thì sao?
Có thể họ chưa thấy an toàn. Hỏi cụ thể hơn, như một điều em mong anh làm ít đi, và kiên nhẫn. Khi thấy người khác góp ý mà không sao, họ sẽ dần mở lời.
Có nên xin góp ý từ cấp trên và đồng cấp?
Có, mỗi nhóm thấy bạn ở một góc khác nhau. Góp ý từ nhiều phía cho bức tranh đầy đủ hơn về cách bạn làm việc.
Góp ý ẩn danh có đáng tin không?
Có giá trị khi nhiều người cùng nói một điều. Một ý kiến riêng lẻ ẩn danh nên được xem như tín hiệu cần để ý, không phải kết luận.
