Khi phải truyền đạt một quyết định mình không đồng ý, hãy phản đối ở phía trên, trước khi quyết định được chốt. Còn khi đã chốt, hãy truyền đạt nó như quyết định của cả công ty: nói lý do, thừa nhận chỗ khó, không tách mình ra khỏi nó, và cùng nhóm tìm cách làm cho tốt. Chỉ khi quyết định vượt qua giới hạn đạo đức hay pháp luật, bạn mới cần một con đường khác.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Đây là một trong những khoảnh khắc thử thách nhất của người quản lý: đứng trước nhóm, nói ra một điều mà trong lòng mình không tin. Tập này nói về cách làm việc đó mà vẫn giữ được mình.
Phản đối ở đâu và khi nào?
Thời điểm để phản đối là trước khi quyết định được chốt, và nơi để phản đối là với những người đang quyết. Không phải với nhóm, không phải sau khi mọi thứ đã xong.
Hãy nói rõ ý kiến của bạn với cấp trên, bằng lý lẽ, bằng sự việc, bằng hậu quả bạn thấy trước. Em lo bỏ ca đêm sẽ làm đơn giao chậm với khách miền Trung. Em đề xuất giữ ca đêm hai ngày một tuần.
Nếu không được mời tham gia vào quá trình quyết định, hãy chủ động xin: em nghe nói công ty đang tính chuyện này, em có vài điều muốn góp trước khi chốt.
Phản đối đúng chỗ, đúng lúc là quyền và cũng là trách nhiệm của người quản lý. Im lặng lúc cần nói rồi than phiền sau khi đã chốt là không công bằng với cả cấp trên lẫn nhóm.
Khi quyết định đã chốt: vì sao không nên tách mình ra?
Sau khi đã phản đối mà quyết định vẫn được giữ, bạn đứng trước một lựa chọn. Hoặc truyền đạt như thể đó là quyết định của mình, hoặc nói với nhóm rằng anh cũng không đồng ý đâu, nhưng trên bắt vậy.
Câu thứ hai rất cám dỗ. Nó làm bạn trông như người đứng về phía nhóm. Nhưng hãy nghĩ tới hệ quả. Nhóm sẽ làm việc với tâm thế bị ép, không ai cố làm cho quyết định thành công. Nếu nó thất bại, mọi người sẽ nói đã biết mà. Và nếu câu đó tới tai cấp trên, bạn mất niềm tin phía trên.
Tệ hơn, bạn dạy nhóm một điều: khi không đồng ý, cứ than với người dưới. Một ngày, chính người trong nhóm bạn sẽ làm vậy với những quyết định của bạn.
Nhiều người gọi cách làm đúng là bất đồng rồi cam kết: nói hết ý mình khi còn bàn, rồi khi đã chốt thì làm hết sức cho quyết định thành công.
Nói gì với nhóm?
Khi truyền đạt, hãy nói quyết định rõ ràng ngay đầu, rồi giải thích lý do công ty quyết như vậy. Bạn cần hiểu đủ lý do để nói, nên hỏi cấp trên kỹ trước.
Thừa nhận chỗ khó một cách thật lòng. Anh biết quyết định này sẽ làm công việc của nhóm mình vất vả hơn trong vài tháng, nhất là với khách miền Trung. Không giả vờ rằng mọi thứ đều tốt.
Nếu nhóm hỏi thẳng: anh có đồng ý không, hãy trả lời thật nhưng cẩn thận. Anh đã góp ý với cấp trên những lo ngại của mình, và công ty đã cân nhắc. Giờ quyết định là vậy, và anh sẽ làm hết sức để nó chạy tốt. Câu đó thật, không giả dối, mà cũng không tách bạn ra.
Rồi chuyển sang câu hỏi quan trọng nhất: giờ mình làm thế nào để việc này chạy tốt nhất có thể. Mời nhóm góp ý cách làm. Nhóm có thể không chọn được quyết định, nhưng có thể chọn cách thực hiện.
Theo dõi và mang phản hồi lên
Sau khi triển khai, hãy theo dõi sát kết quả. Nếu những lo ngại của bạn thành sự thật, hãy mang dữ liệu lên cấp trên, sớm và bình tĩnh.
Không phải để nói em đã bảo mà. Mà để công ty có thông tin để điều chỉnh. Sau một tháng bỏ ca đêm, đơn giao miền Trung chậm trung bình một ngày, đã có mấy khách phàn nàn. Em đề xuất xem lại.
Nếu quyết định hoá ra tốt hơn bạn nghĩ, hãy thừa nhận điều đó, với cấp trên và với nhóm. Người quản lý dám nói mình đã lo sai được tin tưởng hơn người luôn khăng khăng mình đúng.
Cách bạn xử lý những quyết định không đồng ý nói lên nhiều về bạn. Cấp trên sẽ nhớ bạn là người nói thẳng mà vẫn đáng tin, và nhóm sẽ nhớ bạn là người không bao giờ đổ lỗi lên trên.
Khi nào là giới hạn?
Có những quyết định mà bạn không nên truyền đạt dù đã chốt: khi nó vi phạm pháp luật, khi nó gây nguy hiểm cho an toàn của người lao động, khi nó yêu cầu bạn lừa dối khách hàng hay nhân viên.
Với những trường hợp đó, hãy nói rõ với cấp trên rằng bạn không thể làm, và vì sao. Nếu công ty có kênh báo cáo vi phạm hay bộ phận pháp chế, hãy dùng. Nếu cần, hỏi ý kiến người có chuyên môn về pháp luật lao động.
Đây là những quyết định khó, có thể ảnh hưởng tới công việc của bạn. Nhưng một người quản lý chịu đứng ra nói không với những điều sai là người mà nhóm, và cả bản thân bạn sau này, sẽ tôn trọng.
May mắn là những trường hợp như vậy hiếm. Phần lớn những quyết định bạn không đồng ý chỉ là khác quan điểm, và với chúng, bất đồng rồi cam kết là cách làm đúng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói với nhóm rằng mình đã phản đối quyết định?
Có thể nói bạn đã góp ý những lo ngại, nhưng tránh nhấn mạnh sự phản đối hay tách mình khỏi quyết định. Mục tiêu là giúp nhóm làm tốt, không phải giữ hình ảnh cho mình.
Nhân viên hỏi thẳng anh nghĩ sao thì trả lời thế nào?
Trả lời thật nhưng cân bằng: bạn đã góp ý, công ty đã cân nhắc, và giờ bạn sẽ làm hết sức cho quyết định thành công. Tránh nói dối rằng bạn hoàn toàn đồng ý.
Nếu mình không thể cam kết với quyết định thì sao?
Nếu đó chỉ là khác quan điểm, hãy suy nghĩ kỹ vì sao, và nói chuyện thêm với cấp trên. Nếu nhiều quyết định liên tục đi ngược niềm tin của bạn, có lẽ cần cân nhắc môi trường làm việc.
Có nên truyền đạt qua tin nhắn cho nhanh?
Quyết định khó nên được nói trực tiếp để trả lời câu hỏi và thấy phản ứng của nhóm. Tin nhắn chỉ nên dùng để gửi lại tóm tắt sau đó.
Làm sao để lần sau được tham gia sớm hơn vào quyết định?
Chủ động hỏi cấp trên về những gì đang được cân nhắc, đóng góp ý kiến có giá trị, và giữ uy tín là người phản đối có lý lẽ. Người như vậy thường được mời vào sớm.
