Khi nhân viên cũ và nhân viên mới không hợp nhau, hãy giúp người mới hiểu vì sao mọi thứ đang như vậy trước khi đề xuất đổi, giúp người cũ thấy kinh nghiệm của họ được coi trọng thật, và tạo những việc chung để hai bên học từ nhau thay vì so bì.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Người cũ nói: mấy đứa mới vào chưa biết gì đã đòi đổi. Người mới nói: ở đây làm gì cũng theo kiểu cũ, góp ý là bị nhìn. Nghe quen không? Tập này dành cho người quản lý đứng giữa hai câu đó.
Vì sao người cũ và người mới hay va nhau?
Người cũ mang theo nhiều năm kinh nghiệm, và cả những vết sẹo. Họ biết những cách đã thử và thất bại, những khách hàng khó, những lần công ty đổi hướng rồi đổi lại. Nhiều cách làm tưởng cứng nhắc là kết quả của những bài học đắt giá.
Người mới mang theo con mắt mới và những gì họ học ở nơi khác. Họ thấy ngay những chỗ rườm rà, những bước có vẻ thừa. Và họ muốn chứng tỏ mình, nên thường nói ra sớm.
Vấn đề là hai bên thường không nói về cùng một thứ. Người mới nói cách này chậm. Người cũ nghe thành cô ta chê bọn mình kém. Người cũ nói cứ làm theo đi đã. Người mới nghe thành không được nghĩ.
Khi quản lý không làm gì, mỗi bên sẽ tìm đồng minh trong nhóm của mình, và chuyện nhỏ thành ranh giới cũ mới.
Giúp người mới hiểu lý do trước khi đề xuất đổi
Với người mới, lời khuyên quan trọng nhất là: trước khi đề xuất đổi một cách làm, hãy hỏi vì sao nó đang như vậy. Hãy nói điều này ngay từ ngày đầu, như một phần của việc làm quen.
Hãy giao cho người mới một việc cụ thể: trong tháng đầu, ghi lại những điều em thấy lạ, và hỏi người cũ về lý do. Cuối tháng, mình ngồi lại xem điều nào vẫn còn đáng đổi.
Việc này có hai tác dụng. Người mới học được lý do đằng sau, và nhiều đề xuất sẽ tự rơi đi. Người cũ được hỏi ý kiến, thấy mình là người có hiểu biết, không phải người cản đường.
Những đề xuất còn lại sau một tháng thường là những đề xuất tốt thật, và khi được đưa ra, người cũ đã quen với người mới hơn, nên dễ nghe hơn nhiều.
Giúp người cũ thấy kinh nghiệm được coi trọng
Với người cũ, nỗi lo sâu nhất thường không phải là cách làm mới, mà là cảm giác mình bị thay thế, kinh nghiệm của mình không còn giá trị.
Hãy nói rõ và làm rõ rằng bạn cần kinh nghiệm của họ. Giao cho họ vai trò hướng dẫn người mới, hỏi ý kiến họ trước khi quyết định những thay đổi liên quan tới phần việc của họ, ghi nhận công khai những lần kinh nghiệm của họ giúp nhóm tránh được sai lầm.
Một chị làm kho lâu năm ở một cửa hàng từng rất khó chịu với một bạn mới muốn đổi cách sắp hàng. Quản lý nhờ chị cùng bạn ấy thử cách mới ở một kệ trong hai tuần. Kết quả, cách mới nhanh hơn ở vài mặt hàng, cách cũ tốt hơn ở những mặt hàng dễ vỡ. Chị ấy tự đề xuất giữ cả hai, và từ đó hai người làm việc rất ăn ý.
Người cũ khi thấy mình được tin và được hỏi, thường chính là người đứng ra bảo vệ những thay đổi tốt.
Tạo việc chung để hai bên học từ nhau
Người cũ và người mới hiểu nhau nhanh nhất khi cùng làm một việc thật, có mục tiêu chung, thay vì ngồi tranh luận về cách làm.
Hãy chọn những việc mà cả hai loại hiểu biết đều cần: người cũ hiểu khách hàng, người mới rành công cụ mới. Hoặc người cũ nắm quy trình, người mới có sức và thời gian thử cách khác.
Đặt câu hỏi cho cặp làm chung theo kiểu thử nghiệm: mình thử cách này một thời gian, xem nó tốt hơn hay kém hơn ở đâu. Thử nghiệm có kết quả rõ ràng giúp tránh tranh cãi dựa trên ý kiến.
Và ghi nhận cả hai khi thành công. Nếu chỉ khen ý tưởng mới mà quên kinh nghiệm cũ, hay ngược lại, bạn sẽ đổ thêm dầu vào lửa.
Khi va chạm đã thành chuyện cá nhân
Nếu mâu thuẫn giữa một người cũ và một người mới đã vượt khỏi chuyện cách làm, thành những câu mỉa mai, những lần cố ý không giúp, hãy xử lý như một xung đột cá nhân: gặp riêng từng người, rồi gặp chung khi cả hai đã bình tĩnh.
Cẩn thận với việc để tuổi đời hay thâm niên trở thành lý do. Những câu như em còn trẻ nên chưa hiểu, hay chị già rồi nên cứng nhắc đều không được chấp nhận, ở cả hai chiều.
Nhắc cả nhóm rằng giá trị của mỗi người nằm ở những gì họ đóng góp, không phải ở việc họ đến trước hay sau.
Một nhóm mà người cũ biết lắng nghe người mới, và người mới biết học từ người cũ, là một nhóm vừa có gốc vừa có sức bật. Người quản lý là người giữ cho hai điều đó cùng tồn tại.
Câu hỏi thường gặp
Người mới giỏi hơn người cũ thì sắp xếp thế nào?
Giao cho người mới việc phù hợp với năng lực, nhưng vẫn để họ học từ người cũ ở những mảng người cũ nắm rõ. Tránh công khai so sánh hai người.
Người cũ bắt nạt người mới thì xử lý ra sao?
Can thiệp sớm, nói riêng với người cũ về hành vi cụ thể. Nếu nghiêm trọng hoặc lặp lại, làm theo nội quy về hành vi nơi làm việc và hỏi bộ phận nhân sự.
Có nên có người kèm cặp cho nhân viên mới?
Rất nên. Chọn người cũ kiên nhẫn và thật lòng muốn giúp, và cho họ thời gian làm việc đó, đừng chỉ chồng thêm lên việc đang có.
Người mới muốn thay đổi nhiều thứ ngay thì làm sao?
Khuyến khích họ ghi lại, tìm hiểu lý do trong vài tuần, rồi chọn một hai đề xuất đáng nhất. Thay đổi từng chút một sẽ được đón nhận tốt hơn.
Làm sao biết người mới đang không hòa nhập được?
Dấu hiệu là họ hay ngồi một mình, ít được mời tham gia, ít hỏi. Hãy hỏi thẳng trong buổi gặp riêng và chủ động kết nối họ với vài người trong nhóm.
