Người quản lý đặt giới hạn cho tin nhắn công việc ngoài giờ bằng cách thống nhất với nhóm thế nào mới là việc gấp, dùng gọi điện cho việc gấp thật, hẹn giờ gửi cho việc không gấp, làm gương bằng chính giờ giấc của mình, và luôn có người trực thay khi mình nghỉ.
Chào bạn, đây là Nhà Quản Trị. Mười giờ tối, nhóm chat công việc vẫn reo. Sếp gửi một câu hỏi, rồi cả nhóm thấy phải trả lời. Nhiều quản lý không nhận ra rằng chính mình là người châm ngòi. Tập này nói về cách tắt nó, cho nhóm và cho chính bạn.
Vì sao tin nhắn của sếp lúc tối lại nặng tới vậy?
Khi bạn nhắn cho nhân viên lúc mười giờ tối, trong đầu bạn có thể chỉ là tiện tay, nhớ ra thì nhắn, không cần trả lời ngay. Nhưng người nhận không biết điều đó.
Với họ, tin nhắn của sếp lúc tối là một tín hiệu: có chuyện gì à, sếp có chờ mình trả lời không, không trả lời có bị đánh giá không. Nhiều người sẽ trả lời ngay, dù đang ăn cơm với gia đình hay chuẩn bị đi ngủ.
Lâu dần, nhóm hình thành một văn hoá luôn trực tuyến. Không ai được nghỉ thật. Người ta mệt mỏi, và những người có gia đình, con nhỏ, cha mẹ già chịu áp lực nhiều nhất.
Điều đáng nói là phần lớn tin nhắn buổi tối không gấp. Chúng có thể chờ tới sáng mà không có gì xảy ra.
Người quản lý cũng chịu thiệt. Khi luôn có người trả lời lúc tối, bạn quen với việc nghĩ về công việc tới tận khuya, và chính bạn cũng không bao giờ được nghỉ. Văn hoá luôn trực tuyến không tha cho ai, kể cả người đã tạo ra nó.
Thống nhất thế nào là việc gấp
Bước đầu tiên là cùng nhóm định nghĩa việc gấp. Ví dụ: khách hàng lớn đang gặp sự cố, hệ thống ngừng chạy, có người bị thương, hàng giao sai cho khách đang chờ. Những việc có hậu quả nếu chờ tới sáng.
Mọi thứ khác không phải là gấp: câu hỏi về kế hoạch tuần sau, ý tưởng mới, nhắc việc cho ngày mai. Những thứ này chờ tới giờ làm.
Viết ra, và nói rõ với nhóm. Nói thêm một câu quan trọng: ngoài giờ, nếu không phải việc gấp, không ai phải trả lời, kể cả tin của anh.
Rồi giữ đúng lời. Lần đầu có người không trả lời tin buổi tối của bạn, đừng hỏi lại sáng hôm sau với giọng trách. Cả nhóm đang nhìn xem lời bạn nói có thật không.
Việc gấp thì gọi, việc không gấp thì hẹn giờ
Một quy ước đơn giản giúp rất nhiều: việc gấp thật thì gọi điện, không nhắn tin. Việc không gấp thì nhắn, và không ai phải trả lời ngoài giờ.
Quy ước này có hai lợi ích. Người nhận biết ngay khi điện thoại reo lúc tối là có chuyện thật, còn tin nhắn thì để sau. Và người gửi phải tự hỏi mình trước khi gọi: chuyện này có đáng để làm phiền ai đó lúc tối không. Phần lớn thời gian, câu trả lời là không.
Với tin nhắn không gấp, nếu bạn sợ quên, hãy soạn sẵn rồi hẹn giờ gửi vào sáng hôm sau. Nhiều ứng dụng nhắn tin và thư điện tử đã có chức năng này. Hoặc ghi vào sổ, sáng mai gửi.
Mình đã tập thói quen này sau khi một bạn trong nhóm góp ý. Lúc đầu thấy phiền, nhưng chỉ sau vài tuần, nhóm chat buổi tối im hẳn, và cả nhóm có vẻ đi làm buổi sáng tươi hơn.
Làm gương bằng chính giờ giấc của mình
Nếu bạn nói không cần trả lời ngoài giờ nhưng chính bạn luôn trả lời tin lúc nửa đêm, nhóm sẽ tin vào hành động của bạn hơn lời bạn nói.
Hãy cho nhóm thấy bạn cũng nghỉ. Tắt thông báo công việc sau một giờ nhất định. Khi đi phép, nói rõ bạn không kiểm tra tin nhắn, và ai là người thay.
Một chị trưởng phòng kể rằng chị từng tự hào vì luôn trả lời trong vài phút, bất kể giờ nào. Tới khi một bạn mới vào nói rằng em tưởng ở đây phải trả lời ngay cả lúc nửa đêm vì thấy chị làm vậy, chị mới giật mình.
Người quản lý nghỉ ngơi tốt không chỉ làm gương, mà còn làm việc tốt hơn. Quyết định lúc mười một giờ đêm, sau một ngày dài, hiếm khi là quyết định tốt nhất.
Có người trực thay khi mình nghỉ
Nhiều quản lý không dám nghỉ thật vì sợ có chuyện mà không ai xử lý. Nỗi sợ đó có cơ sở nếu nhóm chỉ có một mình bạn quyết được.
Hãy chuẩn bị người trực thay. Khi bạn nghỉ buổi tối, cuối tuần, hay nghỉ phép, có một người được giao xử lý những việc gấp và được quyền quyết trong phạm vi đã thống nhất.
Với nhóm làm ca hay có khách hàng cần hỗ trợ ngoài giờ, hãy luân phiên người trực, để không phải một người gánh mãi. Người trực có thể được bù giờ hoặc phụ cấp theo quy định công ty.
Khi đã có người trực, bạn mới thật sự tắt được điện thoại. Và nhóm cũng học được rằng công việc vẫn chạy khi sếp vắng, điều quan trọng cho sự trưởng thành của cả nhóm.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên tự nhắn tin công việc cho nhau lúc tối thì quản lý có nên can thiệp?
Nên nhắc lại quy ước chung một cách nhẹ nhàng, nhất là nếu có người cảm thấy áp lực. Đôi khi chỉ cần quản lý nói ra là cả nhóm tự điều chỉnh.
Làm việc với khách hàng ở múi giờ khác thì sao?
Có thể sắp xếp ca làm hoặc người trực phù hợp với giờ của khách, và bù thời gian cho người làm việc lệch giờ. Điều quan trọng là có kế hoạch, không để ai cũng phải thức.
Quản lý có nên bắt nhân viên tắt nhóm chat công việc buổi tối?
Không cần bắt, nhưng nên nói rõ họ được phép tắt thông báo và không bị đánh giá vì điều đó. Cho quyền rõ ràng quan trọng hơn ra lệnh.
Có luật nào về liên lạc công việc ngoài giờ ở Việt Nam không?
Quy định về thời giờ làm việc và làm thêm giờ có trong pháp luật lao động. Với những tình huống cụ thể, hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc người có chuyên môn.
Sếp của mình hay nhắn ngoài giờ thì làm sao?
Có thể nói chuyện thẳng thắn, đề xuất quy ước việc gấp thì gọi. Nhiều sếp không nhận ra ảnh hưởng của tin nhắn tối, và sẵn sàng thay đổi khi được nói nhẹ nhàng.
